uvajanje informacijske tehnologije poskusna uporaba programa groupsystems v organizacijah v sloveniji mateja podlogar in joze gricar univerza v mariboru fakulteta za organizacijske vede sredisce za studij elektronskega poslovanja kidriceva a kranj mateja podlogar fov uni mb si gricar uni lj si okolje organizacij postaja vedno bolj zapleteno in se vse hitreje spreminja probleme se danes resuje vecinoma v skupini in prav zato se je se povecala potreba po ucinkovitih in uspesnih sestankih pokazala se je potreba po racunalnisko podprtih sestankih ki zaradi pomanjkanja casa postajajo vedno vecja nuja prav zato je potrebno spodbujati uporabo racunalniskih programov ki omogocajo racunalnisko podprte sestanke v clanku je podan pregled raziskovanja racunalnisko podprtih sestankov v svetu in sloveniji opisano je delo s programom groupsystems ki se v sloveniji uporablja ze deset let podrobneje je opisan projekt poskusne uporabe programa groupsystems v organizacijah v sloveniji ki je zasnovan na sporazumu med univerzo arizona univerzo maribor in organizacijami v slovenskem projektu elektronsko poslovanje kljucne besede racunalnisko podprt sestanek informacijska tehnologija program groupsystems uvod premajhna ucinkovitost in uspesnost sestankov je problem povecano zanimanje za ucinkovitost sestankov je razumljivo saj ljudje veliko casa prebijejo na njih okolje organizacij postaja vedno bolj zapleteno in se vse hitreje spreminja o problemih se je potrebno vse bolj pogosto pogovarjati v resevanje problemov je vpetih vse vec ljudi v zvezi z resevanjem problemov se bo treba vse bolj pogosto odlocati za posamezno odlocitev pa bo na voljo vse manj casa chidambaram vogel in glasson tyran in drugi grohowski in drugi gricar b iz teh razlogov se je pojavila potreba po racunalnisko podprtih sestankih s katerimi lahko dosezemo vecjo ucinkovitost in jih skrajsamo tyran in drugi grhowski in drugi uporaba informacijske tehnologije na takih sestankih je namenjena skupini in ne posamezniku ali organizaciji kot celoti massetti z razvojem informacijske tehnologije so postali racunalnisko podprti sestanki ne samo mozni ampak se je spremenil tudi nacin dela na takih sestankih ti sestanki predstavljajo novo visjo raven tehnoloske podpore za delo skupin ki se imenuje skupinska dinamika group dynamics level slika prikazuje razdelitev ravni tehnoloske podpore za delo skupin na raven posameznika raven usklajevanja in raven skupinske dinamike racunalniski sestanki so uvrsceni na najvisjo raven stenberg osnovna ideja racunalniskih sestankov je v uporabi osebnih racunalnikov ki izboljsajo ucinkovitost sestankov s procesno podporo nacin komuniciranja znotraj skupine je voden podporo nalogam skupini je na voljo podpora za lazje dokoncanje nalog npr baze podatkov racunalnik razvrstitev nalog razlicne oblike tehnik in modelov in clenitvijo procesov clenitev sestanka projekta vsakemu udelezencu je na voljo osebni racunalnik povezan v lokalno omrezje udelezenci lahko elektronsko posiljajo sprejemajo pregledujejo ali shranjujejo sporocila ter jih posredujejo skupini ali pa jih od skupine prejemajo na takih sestankih lahko vsi udelezenci komunicirajo pogovorno ali elektronsko odvisno od okoliscin in je tako izrabljena moznost obeh nacinov komuniciranja massetti stenberg zigurs tyran in drugi grohowski in drugi slika ravni tehnoloske podpore za delo skupin racunalniski sestanki omogocajo skupinsko delo vecjo ustvarjalnost kakovostnejse rezultate sproscenost razlicne mozne nacine vrednotenja rezultatov visoko stopnjo zanesljivosti podatkov enakopravnost sodelujocih in njihovih mnenj hitro zajemanje podatkov in informacij motiviranost velik prihranek casa glede na obseg pridobljenih informacij moznost anonimnega sodelovanja aktivnost vseh prisotnih vzporedno delo ciljno usmerjenost strukturirano natancno in sprotno izdelavo dokumentacije zapisnik in drugo erjavec in drugi chidambaram massetti grohowski in drugi jerala in drugi seveda pa se pojavljajo tudi nekatere pomanjkljivosti v zvezi z racunalniskimi sestanki bistvene pomanjkljivosti pa so odtujenost pomanjkanje osebnih stikov in komunikacij moznost napacnega medsebojnega razumevanja sodelujocih velika kolicina idej med katerimi je tezko lociti zrnje od plevela otezeno utemeljevanje svojih dobrih idej moznost sprejemanja odlocitev na osnovi premalo pojasnjenih postavk posamezniki nimajo utezi pri odlocanju neopazna vplivnost karakterja na resnicnost in dobronamernost predloga pomanjkanje povzetkov in zakljuckov ob koncu dela in miselnost da bo tehnologija sama resila problem chidambaram jerala in drugi grohowski in drugi danes je na trgu najmanj sest konkurencnih programov ki podpirajo racunalniske sestanke to so naslednji programi aspects brainstorm groupsystems option finder software assisted meeting management samm in teamfocus na trgu obstajajo se drugi podobni programi najbolj poznane pa so izkusnje pri delu s programom groupsystems univerza arizona in samm univerza minnesota stenberg v nadaljevanju je kratko opisan program groupsystems ki se je v sloveniji najbolj razsiril groupsystems je program ki je bil razvit na univerzi arizona danes pa program trzi organizacija ventana corporation samo sodelovanje med fakulteto za organizacijske vede univerze v mariboru in univerzo arizona v mestu tucson zda izhaja iz enotedenskega obiska enega izmed soavtorjev tega prispevka na tamkajsnji fakulteti za poslovanje in javno upravo oktobra ravno tedaj so na univerzi arizona za javnost odprli svojo drugo racunalnisko sejno sobo do obiska je prislo v dogovoru s profesorjem dougom voglom s katerim so bili navezani prvi stiki jeseni med zakljucevanjem njegovega doktorskega studija na oddelku za informacijske sisteme na univerzi minnesota rezultat tega obiska je bil dogovor za dvomesecni podoktorski studij na univerzi arizona ki je bil opravljen jeseni med tem studijem je bil sprejet nacelni dogovor za poskusno vzpostavitev racunalniske sejne sobe v sloveniji do cesar je prislo v septembru na podlagi sodelovanja med univerzama maribor in arizona pa je v letu prislo do sporazuma na podlagi katerega so organizacije v slovenskem projektu elektronsko poslovanje program tudi poskusno uporabile v tem prispevku zelimo poudariti nekatera spoznanja pridobljena na podlagi proucevanja literature in porocil ki so jih predstavniki organizacij ki so sodelovali pri preizkusanju groupsystems a posredovali v marcu zahvalo izrazamo profesorju dougu voglu z univerze arizona ki je omogocil enoletno preizkusanje programov v slovenskih organizacijah in pomagal s koristnimi nasveti izhodisca skupnega raziskovanja raziskovanje racunalnisko podprtih sestankov v svetu v zacetku osemdesetih let so na univerzi arizona priceli pridobivati osnovna znanja o sistemu za skupinsko delo gricar a iz tega se je razvila ideja da je potrebna informacijska tehnologija za delo na sestanku v posebni racunalniski sobi tako racunalnisko sejno sobo so na univerzi arizona zasnovali leta in jo priceli uporabljati marca leta namesto predvidenih terminalov so uporabili osebne racunalnike ki so se tedaj ze uveljavili gricar a uporabniki v taki racunalniski sejni sobi se niso pojavljali kot posamezniki ampak v skupini z do udelezenci v zacetku je bila racunalniska sejna soba namenjena le sestankom na katerih so se zbirali uporabniki racunalnikov sistemski analitiki oblikovalci sistemov in vodje projektov nato pa se je pokazalo da je njena uporabnost dosti sirsa kot je bilo prvotno zamisljeno postala je sejna soba za resevanje mehkih problemov kasneje so na univerzi arizona vzpostavili se vecjo racunalnisko sejno sobo s racunalniki tyran in drugi gricar b za potrebe racunalnike sejne sobe je bil razvit program ki ga lahko uporablja skupina prvotno se je program imenoval plexsys nato pa so ga preimenovali v groupsystems jeseni so raziskovalci z univerze arizona namestili program z desetimi osebnimi racunalniki v eni izmed tovarn organizacije ibm za redno vsakodnevno uporabo po enoletnih izkusnjah so se v tej organizaciji odlocili da bodo enako sejno sobo vzpostavili v se petih svojih tovarnah program groupsystems je danes namescen v stevilnih organizacijah in na univerzah v zda stenberg vogel na svetu je vzpostavljenih preko racunalniskih sejnih sob raziskovanje racunalnisko podprtih sestankov v sloveniji tudi v sloveniji imamo kar nekaj izkusenj z uporabo programa groupsystems na sestankih fakulteta za organizacijske vede je za tri dni vzpostavila prvo zacasno racunalnisko sejno sobo v septembru to je bila klasicna sejna soba v ljubljanski banki v kranju preoblikovana v prizorisce ucinkovitega racunalnisko podprtega poslovnega sestanka jelovcan ljubljanska banka v kranju je posodila dvorano za tri dni po dva osebna racunalnika z barvnim zaslonom so posodili elan begunje merkur kranj krka novo mesto in commerce ljubljana omrezje je zagotovilo gorenje velenje v dveh dneh sta bila izvedena dva sestanka na prvem so sodelovali tehnologi iz organizacij ki so pomagale sestaviti zacasno racunalnisko sejno sobo obravnavali so problem kako spodbuditi uporabo racunalniske sejne sobe v sloveniji na drugem so sodelovali poslovnezi iz istih organizacij obravnavali so problem kako se v organizacijah pripraviti na evropske integracije rezultati uporabe prve vzpostavitve racunalniske sejne sobe v sloveniji so bili skupina ljudi iz petih organizacij in fakultete za organizacijske vede je dobila neposredno izkusnjo kaj tehnologija za skupinsko resevanje problemov omogoca in kaj ne preizkusena je bila sposobnost domacih strokovnjakov da na osnovi lastnega znanja vzpostavijo lokalno omrezje novell leta tovrstnih izkusenj v sloveniji se ni bilo veliko poudarjen je bil interes sodelujocih v akciji da se nadaljuje s prizadevanjem za uvedbo tovrstne tehnologije v sloveniji zacasna sejna soba je bila vzpostavljena v sloveniji se enkrat in sicer v prvem tednu junija ko je podjetje src ljubljana v sodelovanju z univerzo arizona in fakulteto za organizacijske vede univerze v mariboru predstavilo groupsystems predstavitev je bila v zacasni racunalniski sejni sobi v prostorih src poskusnega sestanka se je poleg gostov udelezilo tudi vodstvo src tako da je bilo udelezencev kaksnih dvajset sestanek je vodil doug vogel pahor prva stalna delujoca soba za racunalnisko podporo sestankov je zacela redno delovati v okviru razvojno izobrazevalnega centra podjetja src v grimscah pri bledu leta vogel in gricar in je bila osma v evropi zamisel ni bila uresnicena v celoti kot je bila zamisljena ker je bila stopnja uporabe racunalniske sejne sobe manjsa od predvidene zlasti vodstvene skupine podjetij so jo uporabljale manj kot je bilo pricakovano zelo veliko pa so jo uporabljale enote nekaterih ministrstev novo nastale drzave republike slovenija v tistem casu je bila uporabljena za najbolj stevilne skupine na svetu prek udelezencev v okviru slovenskega projekta kakovosti erjavec kasneje sta se racunalniski sejni sobi v grimscah pridruzili vzpostavitvi na fakulteti za organizacijske vede univerze v mariboru v kranju in v gimnaziji novo mesto novomeska gimnazija se je z novo racunalnico vpisala kot druga srednja sola na svetu poleg sole v washingtonu kjer so kot prva srednja sola zaceli uporabljati racunalniski sistem za skupinsko delo namen uvajanja racunalniske sejne sobe v novomesko gimnazijo je bil doseci vecjo sposobnost in navajenost dijakov na skupinsko resevanje problemov vseh vrst in kot posledico vecjo uspesnost pri studiju markelj na fakulteti za organizacijske vede ze vrsto let uporabljajo groupsystems v pedagoske in raziskovalne namene v pedagoskem procesu se studentje s programom seznanijo pri predmetu projektiranje organizacijskih sistemov kjer z njegovo pomocjo veliko hitreje in na bolj ucinkovit nacin iscejo probleme dolocajo cilje in mozne resitve ter oblikujejo procese v okviru tega predmeta studentje spoznajo kako poteka proces in kaksni so pogosti problemi v praksi v dveh organizacijah kolinska d d ljubljana in poslovni sistem mercator d d ljubljana na podlagi pridobljenih podatkov pa nato s pomocjo programa groupsystems hitreje in na bolj ucinkovit nacin pridobivajo ideje in mozne resitve ki jih posredujejo mentorjem v organizacijah ki le te lahko uporabijo v praksi in izboljsajo poslovanje s programom groupsystems pa se studentje seznanijo tudi v okviru tematike medorganizacijskega povezovanja na podlagi razlicnih racunalniskih sestankov s studenti so najbolj izpostavljeni naslednji problemi medorganizacijskega povezovanja neustrezen odnos vodstva nepoznavanje tehnologij pomanjkanje denarnih sredstev organizacijski problemi povezovanja neustrezni kadri nezaupanje do partnerja neusklajenost tehnologij med partnerji idr v zvezi z uporabo programov groupsystems je nastalo tudi nekaj diplom dodiplomskega studija v okviru dveh diplom predstudija uvajanja novih oblik in metod dela v in razredih na osnovni soli v idriji makuc in analiza rezultatov uporabe racunalniske sejne sobe zavrl so na organiziranih sestankih sodelovali predstavniki uciteljev in starsev sestanki so bili izvedeni v dveh popoldnevih v casovnem intervalu dveh tednov sest sestankov razgovore in verbalne sestanke pa so izvedli po potrebi na soli sodelujoci so imeli v zacetku pomisleke celo bojazen za operativno delo na racunalnikih vprasanje ki je bilo na teh sestankih obravnavano je bilo naslednje kaksni so problemi uvajanja novih oblik in metod dela v in razredih na osnovni soli v idriji mnozica zbranih raznovrstnih idej je bila presenetljiva prav tako tudi zavzetost sodelujocih kar lahko pripisujemo v veliki meri prav tehnologiji izkazalo se je da sta zlasti anonimnost in istocasnost sodelovanja razloga ki vzpodbujata aktivnost in sodelovanje izdelana je bila tudi diploma analiza zadovoljstva uporabnikov racunalniske sejne sobe jerala v kateri je avtorica analizirala mnenja uporabnikov o uporabnosti racunalniske sejne sobe v zadnjih letih pa je bilo na fakulteti za organizacijske vede izvedenih tudi nekaj delavnic s pomocjo groupsystems v avgustu in septembru sta bili organizirani delavnici za organizaciji kolinska d d in krka d d ki sta ju izvedla avtorja tega prispevka na delavnicah so se zbrali vodstveni ljudje obeh podjetij in skupinsko oblikovali procese in poprocese v oktobru in februarju sta bili organizirani delavnici za poslovne sekretarke kjer so bili uporabljeni programi groupsystems za skupinsko zbiranje idej o tezavah s katerimi se srecujejo poslovne sekretarke pri uporabi sodobne informacijske tehnologije pri svojem delu na enajsti mednarodni konferenci o elektronskem poslovanju je bil v juniju organiziran mednarodni sestanek z uporabo programov groupsystems racunalnike compaq pa je zagotovil src computers ljubljana sestanek je vodil doug vogel na sestanku so se zbrali vodilni strokovnjaki iz gospodarstva vladnih institucij ter univerz in predstavniki ponudnikov tehnologije elektronskega poslovanja iz vecjega stevila drzav naslov delavnice je bil glavni problemi raziskovanja mednarodnega elektronskega poslovanja key research issues in international electronic commerce zbrana mnenja bodo objavljena v obliki bele knjige v letu je bilo med srediscem za studij elektronskega poslovanja fakultete za organizacijske vede in centrom za upravljanje informacij univerze v arizoni dogovorjeno da se izvede preizkus o tem koliko razpolozljivost informacijske tehnologije za skupinsko delo vpliva na odlocanje za njeno uporabo v organizaciji dogovorjeno je bilo da organizacije v slovenskem projektu elektronsko poslovanje eno leto brezplacno poskusno uporabljajo groupsystems za svoje potrebe s tem so organizacije dobile moznost za preizkusanje programa dogovor predvideva da sodelujoce organizacije po enem letu posredujejo porocilo o rezultatih v njem opisejo izkusnje kosisti pri uporabi tezave s katerimi so se srecale pri delu s programom predloge za uporabo informacijske tehnologije za skupinsko delo v prihodnje v zvezi s tem sta bili za sodelujoce organizacije organizirani dve delavnici vec o tem sodelovanju in izkusnjah je zapisano v poglavju delo s programom groupsystems groupsystems je zbirka programov za podporo skupinskemu delu predvsem za podporo racunalniskim sestankom tu so programi ki podpirajo viharjenje mozganov pisanje seznama zbiranje informacij organiziranje razvrscanje idej oblikovanje soglasja glasovanje in skupinsko oblikovanje procesov vogel program groupsystems podpira razlicne metodologije in moznosti za izboljsanje skupinskega resevanja problemov planiranja in ucinkovitega sprejemanja odlocitev vogel in gricar vogel in glasson vogel njegove prednosti so predvsem resevanje problemov s katerimi se srecujemo na klasicnih sestankih to so problemi zaradi katerih ljudje cutijo da je sestanek neucinkovit brezuspesen in neploden na primer zapravljanje casa ko zaidemo iz predmeta razprave nekaj ljudi stremi da bi prevladali v skupini ogibanje predmetu razprave ideje se izgubijo ker so nekateri udelezenci zadrzani in plahi zapisnik sestanka je oseben necelovit ali celo protisloven ce vsak posameznik dela po spominu je problem se vecji to je le nekaj tipicnih problemov s katerimi se srecujemo na sestankih program groupsystems lahko uporabimo v razlicne namene ko ze poznamo splosni proces ali metodo za doseganje naloge lahko izberemo ustrezno sestavino programa groupsystems osnovne sestavine ki jih zajema program groupsystems so naslednje viharjenje mozganov electronic brainstorming viharjenje mozganov uporabimo za nerazvrsceno zbiranje idej na neko temo ideje se zbirajo na diskusijske liste ideje lahko program avtomatsko razvrsca po kljucnih besedah keywords in sinonimih synonyms pred zacetkom viharjenja mozganov obicajno zastavimo vprasanje na katero bo potekalo zbiranje idej urejanje idej categorizer sestavino programa za urejanje idej uporabimo za razvrscanje idej po skupinah na neko temo ideje se zbirajo v posebnem seznamu te ideje lahko nato razvrstimo po skupinah ki smo jih predhodno dolocili ideje lahko udelezenci sestanka tudi komentirajo drevesno urejanje idej group outliner drevesno urejanje idej se uporablja za zbiranje stopenjsko razvrscanje in komentiranje idej ideje so po ravneh razvrscene v drevesno strukturo vsako idejo lahko udelezenci sestanka tudi komentirajo to sestavino programa lahko uporabimo pri ravenskem opredeljevanju procesov ki jih potem prenesemo v drugo sestavino programa groupsystems za oblikovanje procesov activity modeller preglednejse komentiranje idej topic commenter preglednejse komentiranje idej zagotavlja bolj urejeno obliko zbiranja idej in komentiranje teh idej v primerjavi z viharjenjem mozganov ideje se zbirajo na liste vsako idejo lahko tudi komentiramo za boljso preglednost so listi razlicno obarvani glasovanje vote glasovanje se uporablja za oblikovanje predlogov za glasovanje in glasovanje o predlogih predlogi za glasovanje so zbrani na listi vsak predlog za glasovanje lahko udelezenci sestanka tudi komentirajo oblikovanje procesov activity modeller oblikovanje procesov omogoca opredeljevanje elementov procesov z opredelitvijo vlozka izlozka kontrole in sredstva procese oblikujemo tako da podamo proces in njegove podprocese naredimo povezave z elementi procesa nato pa program izrise sliko procesov procesi se oblikujejo na podlagi ameriskega standarda za ponazarjanje procesov idef integration definition language projekt poskusna uporaba programa groupsystems v organizacijah v sloveniji kot smo ze omenili je bil na podlagi raziskovalnega sodelovanja med univerzama arizona in maribor za obdobje dvanajstih mesecev sklenjen sporazum med srediscem za studij elektronskega poslovanja v nadaljevanju sredisce in nekaterimi organizacijami ki sodelujejo v slovenskem projektu elektronsko poslovanje ugotovitve smo povzeli iz porocil organizacij era d d velenje damijan leban iskra kondenzatorji d d semic sonja pavse in karmen golobic lek d d ljubljana marjan potocnik ministrstvo za notranje zadeve republike slovenije bojan fekonja ministrstvo za obrambo republike slovenije joze jursa poslovni sistem mercator d d ljubljana boris zupancic in zavod za zdravstveno zavarovanje slovenije darjan petric in mirijam gricar sodelovanje zajema uporabo in preizkusanje programa groupsystems sodelovanje na delavnicah in porocanje o izkusnjah pri delu s programom organizacije so se zavezale da bodo program groupsystems preizkusale eno leto brez obveznosti nakupa ali placila licence v organizacijah so se obvezali da bodo dolocili dve osebi ki se bosta usposobili za zacetek dela z groupsystems na delavnicah tehnologa in uporabnika pavse in drugi uvod v sodelovanje je bila dvodnevna delavnica v juniju ki jo je vodil doug vogel iz univerze arizona udelezenci so tako lahko iz prve roke dobili informacije o programu in njegovi uporabi dve posebni delavnici sta bili organizirani v aprilu in maju delavnici je organiziralo sredisce prva je bila na temo namescanja programa in njegove uporabe predvsem z vidika viharjenja mozganov strukturiranja zbranih idej v skupine in glasovanja o pomembnosti zbranih idej druga ki jo je izvedla soavtorica prispevka pa je bila usmerjena v skupinsko oblikovanje procesov s pomocjo groupsystems delavnic sta se udelezili dve osebe iz vsake organizacije tehnoloski in uporabniski vodja skupine v organizaciji obe osebi sta potem v vecini primerov sodelovali tudi na sestankih ki so jih organizirali v organizacijah na podlagi poslanih porocil marec predstavnikov organizacij ki so sodelovali pri poskusni uporabi programov groupsystems so v nadaljevanju predstavljeni cilji sodelovanja podrocja uporabe tezave koristi in priporocila za nadaljnje sodelovanje cilji sodelovanja cilji sodelovanja med organizacijami in srediscem so bili predvsem v obojestranskem izmenjavanju izkusenj v zvezi z uporabo programa groupsystems organizacije so se spoznale s sodobnim programom za zbiranje in analiziranje idej ter oblikovanje procesov hkrati pa se je sredisce seznanilo s problemi s katerimi so se organizacije srecale pri namestitvi in uporabi programa cilji ki so si jih v organizacijah zastavili so bili razlicni po navedbah v porocilih predstavnikov organizacij povzemamo nekatere za namestitev takega programa smo se zanimali zato ker v nasi organizaciji nismo imeli racunalniskega orodja s katerim bi lahko dokumentirali poslovne procese in tudi ucinkovito vzdrzevali vso dokumentacijo o procesih ob spremembah in dopolnitvah cilj je bil predvsem posneti operativne procese sklepanja zavarovanj in resevanja zavarovalnih primerov na poslovnih enotah potrebno je bilo pridobiti program za analizo in oblikovanje procesov v okviru prizadevanja za reinzeniring poslovnih procesov in poenotenje poslovnih procesov program bo namenjen prenovi procesov zeleli smo vkljuciti sirsi krog ljudi v resevanje problemov in predlaganje resitev anonimnost in hkratno delo na sestanku naj bi vzpodbudila sodelovanje vseh prisotnih na sestankih in izboljsala kakovost sestankov ugotoviti smo zeleli kako program groupsystems omogoca izrabo moznosti ki jih omogoca metoda viharjenje mozganov zeleli smo skupinsko pridobivati ideje in vizije z racunalniskim programom in predvsem preizkusiti program v praksi pridobiti smo hoteli znanje in izkusnje za vodenje sestankov s pomocjo tega programa spoznati program ki bi razvojnim timom na podrocju informacijske tehnologije omogocil ucinkovito vodenje sestankov in drugih alternativnih poti sporazumevanja in dogovarjanja z morebitno pozitivno izkusnjo bi predlagali uporabo tega programa tudi v drugih okoljih podrocja uporabe pri preizkusanju programa groupsystems so organizacije uporabljale razlicne sestavine programa groupsystems odvisno od njihovih trenutnih potreb nekatere so se bolj ukvarjale z zbiranjem in razvrscanjem idej druge pa z oblikovanjem procesov v nadaljevanju so navedeni nekateri primeri uporabe vodenje sestankov v organizaciji era d d velenje so organizirali dva racunalnisko podprta sestanka enega neformalnega v fazi namestitve programa v okviru enote avtomatske obdelave podatkov aop in enega bolj formalnega na temo internet kjer so sodelovali udelezenci iz vecih sluzb podjetja cilji ki so jih pri tem zasledovali so bili naslednji preizkusiti delovanje programa v praksi pridobiti ideje za kaj bi potrebovali prikljucek na internet ugotoviti prednosti in slabosti podjetja ki je prikljuceno na internet udelezenci sestanka so s pomocjo prvega viharjenja mozganov zbrali idej s pomocjo drugega pa idej ideje so bile nato razvrscene v skupine zatem je bilo izvedeno se glasovanje rezultati sestanka so se skladali s pricakovanjem organizatorja sestanka in jih je mogoce oznaciti kot ugodne sestanek je potekal v prostorih organizacijske enote aop udelezenci so bili razmesceni po posameznih pisarnah na visoki policijsko varnostni soli vpvs so program groupsystems namestili na dveh streznikih na strezniku v racunalnici kot sobi za sestanke osebnih racunalnikov in na strezniku za delo v pisarniskem okolju program so predstavili in preizkusili petkrat teme in udelezenci so bili naslednji tehnolosko opremljanje s poudarkom na programski opremi za podporo ucnemu procesu sodelavci katedre za informatiko na vpvs izbira domace zivali sodelavci vpvs obisk policijskih sol v sosednjih drzavah studenti vpvs dvakrat legitimnost delovanja policije kolegij javne varnosti ministrstva za notranje zadeve pred prakticno uporabo programa so udelezencem najprej predstavili splosno problematiko sestankov na splosno ugotavljajo da so udelezenci ocenili uporabo programa za koristno pri predstavitvi programa so slisali mnenje da se ze sicer premalo pogovarjamo in ni potrebno vpletati se racunalnikov naleteli pa so tudi na pricakovanja da bi program sam urejal ideje in iskal povezave v organizaciji iskra kondenzatorji d d semic so imeli najprej testni sestanek katerega so se udelezili sodelavci oddelka za informatiko sestanek je potekal na temo kaj so najvecji problemi pri razvoju informatike v podjetju sestanek je potekal z manjsimi zastoji ki so bili posledica nepoznavanja tehnologije udelezenci pred sestankom niso bili obvesceni o temi sestanka kar se je pozneje izkazalo za pomanjkljivost po sestanku je bilo narejeno avtomatsko porocilo katerega so prejeli vsi udelezenci udelezenci sestanka so bili zelo zadovoljni saj so lahko ob zagotovljeni anonimnosti podali vse probleme s katerimi se srecujejo katere bi sicer na navadnem sestanku zamolcali nato so imeli devet sestankov na temo katere so potrebne strateske spremembe v podjetju do leta na teh sestankih je sodelovalo vec kot petdeset udelezencev zastopani so bili vsi oddelki v podjetju prodaja nabava razvoj tehnologija proizvodnja kadrovska informatika pa tudi vodje oddelkov in kolegij direktorjev zbrali so cez seststo idej za izdelavo strateskega plana podjetja na zadnjem sestanku ki je bil na temo strateskega plana podjetja so bili udelezenci kolegija direktorjev in vodij oddelkov ki so s pomocjo orodja za glasovanje razvrstili ideje po pomembnosti narocnik sestanka ki je imel nalogo napisati strateski plan podjetja je bil z rezultati zelo zadovoljen imeli so tudi sestanek na temo katere podatke vkljuciti na predstavitveno stran podjetja na internetu na sestanku so dobili podatke katera podrocja naj predstavijo na internetu na sestankih so uporabljali orodja viharjenje mozganov strukturiranje idej in glasovanje ob koncu vsakega sestanka so izdelali tudi porocilo oblikovanje procesov na zavodu za zdravstveno zavarovanje slovenije v nadaljevanju zavod so groupsystems in njegovo sestavino activity modeller za oblikovanje procesov uporabili pri projektu organova nova organiziranost zavoda ker pred tem na zavodu niso imeli sprejete metodologije snemanja obstojecih as is model in oblikovanja novih to be model procesov je bila prva naloga proucitev metodologije na izbranem procesu po standardu idef ki je vkljucen v program tako je bil izdelan model »pisarnisko poslovanje zavoda« slika ker gre za obsezen proces in ker izdelava modela ni temeljila na intervjujih je proces zelo splosno opredeljen celotni proces pisarniskega poslovanja je bil z metodo clenitve razclenjen na njegove podprocese podprocesi pa se naprej na podprocese podlaga za modeliranje so bili pravilnik o pisarniskem poslovanju pravilnik o notranji organizaciji ter statut zavoda vsak od podprocesov je bil podrobneje opisan vsem so bili doloceni vlozki izlozki kontrolni mehanizmi in sredstva na enak nacin je bil obravnavan proces »presojanje zdravniske komisije ii stopnje« ki je bil opredeljen z opravljenem intervjujem z vodjo organizacijske enote in pregledan s strani pomocnice generalnega direktorja rezultati snemanja procesa metodologija sama reference in obravnava izbranega procesa po tej metodologiji so pripeljale do odlocitve najvisjega vodstva zavoda da je idef izbrana metodologija za prenovo procesov na zavodu na podlagi te naloge je bilo pripravljeno gradivo »metodologija snemanja poslovnih procesov« ki sluzi kot osnova za snemanje procesov na zavodu slika pisarnisko poslovanje zavoda za zdravstveno zavarovanje slovenije tezave program groupsystems je z vidika uporabnika zelo enostaven in uporabnisko prijazen udelezencem sestanka ki je voden s pomocjo groupsystems ni potrebno poznavanje racunalnistva zazeljeno je le poznavanje tipkovnice z vidika vodje sestanka pa je zelo pomembno katero sestavino groupsystems a izbrati in v kaksnem zaporedju uporabljati te sestavine iz tega vidika je zelo pomembno predhodno nacrtovanje in priprava sestanka pomembno je da se vsebinski in tehnicni vodja sestanka natancno dogovorita kaksna orodja bosta uporabila to dolocita glede na vsebino sestanka slika prikazuje mozni izbor orodij za posamezni del sestanka slika povezava sestavin groupsystems z aktivnostmi skupine vir stenberg pri preizkusanju programa groupsystems so se organizacije srecale s tehnoloskimi in organizacijskimi tezavami ki lahko nastanejo ob racunalnisko podprtih sestankih tehnoloske tezave so se kazale predvsem v nedelovanju nekaterih sestavin groupsystems a na zavodu za zdravstveno zavarovanje slovenije so ugotovili da sestavine kot so viharjenje mozganov razvrscanje idej in drevesno razvrscanje idej za katere so ugotovili da bi si z njimi najvec pomagali ne delujejo zanesljivo problem je bil v tem da je program groupsystems pisan za okolje windows emulacija v okviru os ki je v organizaciji osnovni operacijski sistem pa ni podpirala vseh moznosti ki jih program groupsystems nudi tudi v zvezi z uporabo sestavine activity modeller za oblikovanje procesov so v organizaciji naleteli na nekatere tezave program ne omogoca povezave na njihov obstojeci informacijski podatkovni model v adriaticu d d koper in poslovnem sistemu mercator d d ljubljana so naleteli na problem da postane opredeljevanje procesov na nizjih nivojih zelo zapleteno ker ima uporabljena metodologija zelo malo moznosti opredeljevanja podprocesov v primeru kjer bi morali opisati dva vzporedna podprocesa ugotovljene so bile tudi nekatere pomanjkljivosti dodatnih moznosti programa groupsystems kot so da dnevni red ni vecravensko razvrscen in da se vmesna porocila ki smo si jih sicer ze ogledali kasneje ne shranijo brez aktiviranja urejevalnika besedil tezave pa niso bile samo tehnoloske narave ampak tudi organizacijske iz organizacijskega vidika se je izkazala predvsem potreba po obstoju namenske racunalniske sejne sobe v organizaciji taka sejna soba bi omogocala lazje izvajanje sestanka predvsem tedaj ko gre za prve sestanke ki bi bili ucinkovitejsi ce se jih izvaja v prostoru ker so zbrani vsi udelezenci sestanka ki programa in nacina dela se ne poznajo bolje in lazje sodelujejo ce so v istem prostoru tezave na racunalnisko podprtih sestankih so povzrocali tudi sami udelezenci nekateri niso hoteli sodelovati ker se niso strinjali s taksnim nacinom dela drugi so imeli strah pred uporabo racunalnika in probleme z nepoznavanjem tipkovnice graf pomanjkljivosti ki so se pojavile pri uporabi groupsystems za sestanke v iskri kondenzatorji d d semic so izvedli anketo med vsemi udelezenci sestankov rezultati so pokazali da je najbolj motece to da udelezenci niso bili seznanjeni s temo sestanka pred sestankom kar pa ni slabost tehnologije ampak priprave sestanka vecino anketirancev ni motila anonimnost na sestanku za udelezence tudi v ni predstavljal problem prostor ampak je skoraj polovico anketirancev motila casovna omejenost sestanka kar pa je bila tudi posledica prostora v katerem je sestanek potekal anketirancev je motilo tudi nepoznavanje programa graf udelezenci so imeli moznost da pod ostalo vpisejo kaj jih je se motilo nekatere je motila neresnost nekaterih sodelujocih in vecino je motilo ker niso dobili zapisnikov sestanka katerega so se udelezili da se zapisnikov iz nekaterih sestankov ne dostavijo vsem udelezencem je bila zahteva narocnika sestanka koristi program groupsystems pa ponuja zlasti tri vrste koristi ki lahko prispevajo da postane sestanek bolj ucinkovit anonimnost udelezenci vpisujejo svoje komentarje anonimno nihce ne more ugotoviti izvora kateregakoli vpisa tisti ki molce na tradicionalnih sestankih so bolj ustvarjalni in samozavestni pri vpisovanju njihovih idej ideje ki mogoce nikoli ne bi prisle na povrsje na tradicionalnem sestanku se lahko upostevajo ne glede na osebnost in druzbeni polozaj avtoja ideje hkratno in vzporedno obdelovanje udelezenci lahko vpisujejo svoje ideje istocasno v bistvu vsi govorijo naenkrat vse ideje pa se izrazajo brez prekinitev ta nacin omogoca hitrejse doseganje ciljev sestanka popolno in takojsnje hranjenje zapisa vsi zapisi se avtomaticno shranjujejo in so na voljo za izpis na koncu sestanka skupini se ni potrebno vec zanasati na subjektivne oblikovanje zapisnika o tem kaj se je zgodilo program ima izjemne moznosti za podporo skupinskemu delu predvsem je izredno dobro podprta moznost viharjenja mozganov zbiranja in razvrscanja mnenj omogoca takojsnje izmenjavanje informacij in kometiranje idej zelo dobra znacilnost sestavine programa za oblikovanje procesov je dejstvo da zahteva natancen razmislek o tem kateri procesi so nad in kateri pod procesi hkrati omogoca tudi upostevanje procesnega obracuna stroskov activity based costing program omogoca delo v sejni sobi ali pa v posameznih pisarnah kar organizacijam velikokrat pride prav saj so ljudje ponavadi razvrsceni na razlicnih lokacijah in posebna racunalniska sejna soba ni na voljo v iskri kondenzatorji d d semic so udelezenci racunalnisko podprtih sestankov na vprasanje »katere so prednosti uporabe groupsystems « odgovorili da je za njih najvecja prednost tehnologije groupsystems vzporedno delo vseh udelezencev anketirancev avtomatska izdelava zapisnika po sestanku anketirancev preprosta uporaba programa ucinkovitost sestanka ker med sestankom ne prihaja do besednih dvobojev anonimnost in moznost vecje koncentracijo na temo rezultati so prikazani na grafu graf prednosti pri uporabi programa groupsystems priporocila za nadaljne sodelovanje organizacij na podlagi povecanega interesa omenjenih organizacij se bo v povezavi z univerzo arizona in univerzo maribor sodelovanje nadaljevalo tudi v studijskem letu moznosti nadaljnega sodelovanja z vidika organizacij se kazejo predvsem v uporabi programa groupsystems v okolju web tehnologije java predstavitvi in uporabiti program na visjem managerskem nivoju intenzivnejsi uporabi programa za oblikovanje procesov vkljucitvi programa v izobrazevanje in ga intenzivneje preizkusiti v pisarniskem okolju teoreticnem usposobljanju udelezencev racunalnisko podprtih sestankov z osnovami inovativnosti metod sproscanja idej in metod vrednotenja sklep zaradi pomanjkanja casa postajajo racunalniski sestanki vedno vecja nuja in zato je potrebno spodbujati uporabo racunalniskih programov ki to omogocajo v sloveniji se v ta namen ze deset let uporablja program groupsystems se posebej pomemben pa je sporazum ki je bil dosezen med univerzo arizona univerzo maribor in organizacijami v slovenskem projektu elektronsko poslovanje o preizkusanju programa groupsystems tovrstno sodelovanje med univerzo in organizacijami je za obe strani zelo koristen tako povezovanje omogoca mocno kombiniranje virov in prilagodljivost ki lahko ucinkovito usmeri raziskovalce v raziskovanje podrocij ki so za organizacije pomembni povezovanje univerze in organizacij v takih skupnih projektih se lahko izvaja na razlicne nacine v obliki simuliranja poslovanja razvoja prototipnih resitev izmenjave programov in posvetovanj vogel gricar pri takem sodelovanju imamo na eni strani organizacije ki lahko na ta nacin hitreje pridobijo dodatna znanja in se lazje odlocijo tudi za uporabo in nakup tehnologije na drugi strani pa lahko raziskovalci in univerze dobijo povratne informacije o koristih in tezavah v zvezi z uporabo programa ki jih nato lahko koristno posredujejo razvijalcem informacijske tehnologije uporaba tovrstnega programa pa je zelo pomembna tudi za studente ki lahko na ta nacin pridejo v stik s programi ki jih uporabljajo tudi slovenske organizacije studentje so zadovoljni ker lahko uporabljajo najnovejse programe in jih hkrati preizkusijo tudi v praksi spoznajo predvsem pomen takih programov za hitro in ucinkovito resevanje problemov in zbiranje idej uporaba programa groupsystems naj bi se tudi v prihodnje nadaljevala uporabljali naj bi ga tako v pedagoske in raziskovalne namene in postopno uvajanje v organizacije v sloveniji velike moznosti pa se kazejo predvsem z razvojem programa groupsystems v okolju tehnologije svetovnega spleta ki postaja vedno bolj pomembna literatura chidambaram laku »relational development in computer supported groups« mis quarterly letnik st str erjavec tom uporaba programskih orodij za skupinsko analiziranje in odlocanje uporabna informatika letnik iii stevilka jan feb mar str erjavec tom jerala margareta rajkovic vladislav vogel doug analysis of participants' opinion about electronic meeting systems in slovenia automated systems based on human skill joint design of technology and organisation th ifac symposium september germany d brandt urednik international federation of automatic control str gricar joze a razvoj informacijske tehnologije za sestanke primer sistema plexsys organizacija in kadri viii posvetovanje organizatorjev dela organiziranje podjetnistvo april portoroz nace pavlin urednik moderna organizacija kranj str gricar joze b »uporaba informacijske tehnologije na sestankih« organizacija in kadri letnik st str grohowski ron mcgoff chris vogel doug martz ben nunamaker jay »implementing electronic meeting systems at ibm lessons learned and success factors« mis quarterly letnik st str jelovcan h »ucinkovitejsi sestanki tudi pri nas « gorenjski glas september str jerala meta analiza zadovoljstva uporabnikov racunalniske sejne sobe diplomsko delo univerza v ljubljani fakuleteta za elektrotehniko in racunalnistvo jerala meta rajkovic vladislav erjavec tomaz kaj menijo uporabniki o racunalniski sejni sobi dnevi slovenske informatike april portoroz avditorij str makuc anica predstudija uvajanja novih oblik in metod dela v in razredih na osnovni soli v idriji diplomsko delo univerza v mariboru fakulteta za organizacijske vede markelj m »viharjenje mozganov na gimnaziji « dolenjski list st maj str massetti brenda »an empirical examination of the value of creativity support systems on idea generation« mis quarterly letnik st str pahor david »prepiranje v tisini « gospodarski vestnik junij str pavse sonja podlogar mateja gricar joze sodelovanje med univerzo in podjetjem pri uvajanju sodobnih informacijskih tehnologij izzivi managementa posvetovanje organizatorjev dela april portoroz goran vukovic urednik moderna organizacija kranj str stenberg kettil »the effect of ems on group work « master thesis swedish school of economics and business administration helsinki finland http www ventana com library stenberg pdf tyran craig k dennis alan r vogel douglas r nunamaker j f »the application of electronic meeting technology to support strategic management« mis quarterly letnik st str vogel doug edi group process modeling the sixth international edi conference edi strategic systems in the global economy of the s junij bled slovenia joze gricar in jozica novak urednika moderna organizacija kranj str vogel doug in glasson bernard electronic commerce in the international office of the future eighth international conference on edi and inter organizational systems electronic commerce for trade efficiency junij bled slovenia roger clarke joze gricar in jozica novak uredniki moderna organizacija kranj str vogel doug gricar joze »using electronic commerce to focus a country the case of slovenia « international journal of electronic commerce let st str zavrl tomaz analiza rezultatov uporabe racunalniske sejne sobe diplomsko delo univerza v mariboru fakulteta za organizacijske vede zigurs ilze kozar kenneth a »an exploratory study of roles in computer supported groups« mis quarterly letnik st str