navodilo za izvajanje uredbe o pisarniskem poslovanju in o dolznostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva uradni list rs st a splosna dolocila to navodilo doloca nacin izvrsevanja uredbe o pisarniskem poslovanju in o dolznostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva v nadaljnjem besedilu uredba in obsega pravila o sprejemanju odpiranju pregledovanju postnih posiljk z dokumenti sprejemanju dokumentov drugih organov drzavljanov in drugih strank sprejemanju dokumentov s tehnicnimi sredstvi kot so faksimilne naprave elektronska posta magnetna in laserska sredstva druge naprave ter o pregledovanju teh dokumentov ravnanju z dokumenti ki nastanejo v upravnih organih vodenju evidence o zadevah dosjejih in dokumentih dodeljevanju zadev v delo ravnanju z zaupnimi zadevami vodenju rokovnika vodenju evidence sejnih gradiv in sklepov sej administrativno tehnicnem delu z zadevami in dokumenti zunaj vlozisca pisarniskih odredbah vzdrzevanju tekoce in stalne zbirke dokumentarnega gradiva varovanju arhivskega in trajnega gradiva ter o odbiranju arhivskega gradiva rokih hranjenja posameznih vrst dokumentarnega gradiva o izlocanju in unicenju tega gradiva b splosna pravila upravnega poslovanja zadeve ki nastanejo pri delu upravnih organov morajo biti vselej popolne iz zadev ni dovoljeno vzeti nobenega dokumenta in ga komur koli izrociti posamezne dokumente je dovoljeno kopirati in kopije izrocati upravicenim osebam kopije dokumentov je treba s stampiljko oznaciti kot kopije z besedo kopija da se ne zamenjata izvirnik in kopija na kopije ni mogoce veljavno zapisovati resitev zadeve sporocil strankam razen v primerih ko je delo z vec kopijami natancno koordinirano ce se iz posameznih dokumentov izdela vec kopij je treba v zadevi zapisati kdaj in koliko kopij je bilo izdelanih ter komu so bile poslane ali vrocene c organiziranje vlozisca posamezna opravila pri ravnanju z zapisi se opravljajo v vloziscu ki je notranja organizacijska enota ministrstva ali drugega upravnega organa v nadaljnjem besedilu upravni organ ce ni z uredbo ali s tem navodilom za dolocena opravila drugace doloceno notranje organizacijske enote upravnega organa ne smejo voditi locenih evidenc o zadevah in dokumentih predstojnik upravnega organa lahko zaradi posebej utemeljenih razlogov odredi da se taka evidenca vodi v notranji organizacijski enoti dislocirana enota dokumentarno gradivo posebnih znacilnosti delavec ki vodi vlozisce skrbi za pravilno in enotno vodenje evidenc o zadevah in dokumentih ter za pravilno ravnanje z dokumentarnim gradivom tudi v notranjih organizacijskih enotah ki vodijo locene evidence vlozisce vodi delavec ki ima predpisano stopnjo izobrazbe ustrezne smeri imeti mora preizkus znanja po clenu uredbe in vsaj tri leta delovnih izkusenj pri opravilih z dokumentarnim gradivom v okviru vlozisca je organizirano odpravnistvo delo odpravnistva vodi in nadzoruje delavec ki vodi vlozisce stalno zbirko dokumentarnega gradiva vodi za to usposobljen delavec arhivar pod strokovnim vodstvom in nadzorstvom delavca ki vodi vlozisce ne glede na to kje je stalna zbirka shranjena vlozisce mora imeti racunalnisko opremo za vodenje evidence o zadevah in dokumentih v nadaljnjem besedilu evidenca ter dovolj arhivskega pohistva za shranjevanje tekoce zbirke dokumentarnega gradiva in za zadeve v rokovniku d sprejemanje in odpiranje posiljk splosno o sprejemanju in odpiranju posiljk posiljke pisma brzojavke vrednostna pisma paketi in podobno naslovljene na upravni organ ali na delavce upravnega organa se sprejemajo v vloziscu vloge ki jih vlagajo stranke osebno se lahko sprejemajo tudi v sprejemni pisarni ta je v sestavi vlozisca delavec ki prevzema posiljke pri postnem podjetju mora imeti pooblastilo katerega obliko in vsebino predpisuje postno podjetje upravni organ mora za prevzem posiljk pri postnem podjetju pooblastiti vsaj dva delavca ce ima upravni organ organizirano dezurno sluzbo se lahko posiljke vloge oddajo dezurni sluzbi ne glede na cas dezurni delavec ne odpira prevzetih posiljk razen ce ima za odpiranje nujnih posiljk in za predajanje sporocil drugim delavcem upravnega organa posebno pooblastilo na prejete posiljke dezurni delavec zapise datum in cas uro in minuto ko jih je prejel z vlogami ki morajo biti kolkovane ravna pristojni delavec vlozisca po predpisih ki urejajo upravne takse sprejemna pisarna oziroma vlozisce strokovno pomaga strankam pri vlaganju vlog izdaja obrazce za vloge pregleduje vloge in opozarja stranke na formalne nepravilnosti v tej zvezi posiljke poslane po posti prevzema pooblasceni delavec vlozisca ta delavec ne sme prevzeti priporocenih posiljk in posiljk na katerih je oznacena vrednost paketi vrednostna pisma ce ugotovi da je posiljka poskodovana ali ce obstaja sum da je bila odprta v tem primeru mora od postnega podjetja zahtevati da se stanje in vsebina posiljke komisijsko ugotovita potem je posiljko mogoce prevzeti skupaj z izvodom zapisnika o komisijski ugotovitvi o navadnih in priporocenih posiljkah prejetih od postnega podjetja iz postnega predala ali od kurirjev ni treba voditi knjige prejete poste kurirske knjige s katerimi se potrjuje prevzem navadnih posiljk med upravnimi organi niso obvezne z dostavno knjigo oziroma s kurirsko knjigo se vrocajo zaupne posiljke vrednostna pisma vrednotnice in paketi vlozisce tako posiljko potrdi s podpisom in s pecatom organa seznam prejetih dokumentov in oznacitev oseb ki so jih prevzele obenem z zadevo se dnevno pridobi z racunalnikom delavec ki vodi vlozisce odpira in pregleduje vse postne posiljke in posiljke ki na drug nacin prispejo v upravni organ prineso jih stranke ali kurirji razen posiljk iz drugega odstavka te tocke ce drzavni upravni organ posluje s posiljkami vecjega obsega lahko predstojnik tega organa doloci da posiljke odpira in pregleduje tudi drug delavec vlozisca delavec ki vodi vlozisce oziroma drug pooblasceni delavec vlozisca ne odpira tistih posiljk ki so naslovljene na drug organ in so pomotoma dostavljene oziroma posiljk ki so oznacene kot zaupne ali za katere iz oznacb na ovojnici izhaja da se nanasajo na natecaj ali razpis delavec ki vodi vlozisce oziroma drug pooblasceni delavec ne sme odpirati posiljk naslovljenih na delavca upravnega organa na katerih je na ovojnici navedeno da se vrocijo osebno naslovniku ter posiljk na katerih je najprej navedeno ime delavca upravnega organa brez oznacbe njegovega uradnega polozaja in sele nato naslov upravnega organa pri odpiranju pisemskih ovojnic je treba paziti da se ne poskoduje njihova vsebina da se ne pomesajo priloge raznih dokumentov in da kaksen dokument oziroma priloga ne ostane v ovojnici ce se ugotovi da je v pisemski ovojnici dokument ki je naslovljen na drug organ pravno ali fizicno osebo se to na dokumentu zaznamuje z besedama napacno dostavljeno dokument se nato na primeren nacin poslje pravemu naslovniku po prejsnji tocki se smiselno ravna tudi v primerih ko dokument prispe po faksimilni napravi elektronski posti ali na druge tehnicne nacine ce obstojnost poste prejete s faksimilnimi napravami ni trajna jo je treba reproducirati s trajnimi sredstvi fotografiranje ali fotokopiranje in dalje ravnati z njo enako kot z drugo papirno posto dokumentov in prilog ni dovoljeno presneti z elektronskih sredstev preden se ugotovi da ta sredstva ne povzrocajo poskodb na programski opremi sistema protivirusna zascita vse zaznamke ki jih delavec vlozisca ob sprejemu poste zapise na dokument ali poseben list papirja je treba opremiti z datumom in podpisom potrjevanje prevzema posiljk kadar je dokumentu prilozena vrocilnica je na njej treba potrditi prejem z datumom ce je pomembno se navede tudi ura prejema podpisom in pecatom upravnega organa prejem zapisov ki so napisani na racunalniskih sredstvih diskete magnetni trakovi diski in podobno kakor tudi dokumentov v obliki fotografij mikrofilmov risb zvocnih in slikovnih zapisov je dovoljeno potrditi samo v primerih ko je tak zapis poslan s pisnim dokumentom na katerem je zapisano kaj prilozeni zapisi vsebujejo s potrdilom na listu papirja ali na kopiji pisnega dokumenta se lahko potrdi samo prevzem ne pa vsebine zapisa prejemna stampiljka na vsak papirni dokument ki ga vlozisce prejme od postnega podjetja ali ga prinesejo kurirji stranke in druge osebe pristojni delavec vlozisca odtisne prejemno stampiljko prejemna stampiljka se odtisne na zgornji del prve strani dokumenta tako da ne prekrije besedila dokumenta na priloge k dokumentu se prejemna stampiljka ne sme odtisniti ce na prvi strani dokumenta ni prostora za prejemno stampiljko se ta odtisne na list formata a list pa prilepi k dokumentu prejemna stampiljka ima pravokotno obliko velikosti cm x cm in ima naslednja polja prejeto sig z sifra zadeve pril vred v polje prejeto se odtisne datum ko je dokument prispel spreminjanje datuma prispetja ni dovoljeno v polje sifra zadeve se vneseta ustrezen klasifikacijski znak in zaporedna stevilka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka ce se vpisuje sifra zadeve zacete v preteklih letih je treba v sifri zapisati tudi skrajsano letnico ce se s prejetim dokumentom zadeva zacne pristojni delavec vlozisca zanjo izbere tisti klasifikacijski znak iz nacrta klasifikacijskih znakov ki ustreza vsebini celotne bodoce zadeve strokovni delavci upravnega organa pri tem opravilu pomagajo delavcu vlozisca zaporedno stevilko zadeve doloci racunalnik ta podatek vpise v prejemno stampiljko ob vnasanju zadeve v evidenco ce se s prejetim dokumentom obstojeca zadeva nadaljuje jo pristojni delavec poisce v evidenci in v prejemno stampiljko prepise klasifikacijski znak in njeno zaporedno stevilko v polje sig z signirni znak se vpise signirni znak delovnega mesta nacin njegove dolocitve je dolocen v tockah do tega navodila v polje pril priloge se vpise stevilo prilog prilozenih prispelemu dokumentu ce ima priloga vec listov je treba navesti stevilo listov ce v dokumentu priloge niso navedene mora pristojni delavec vlozisca k prejemni stampiljki pripisati katere priloge so prilozene na primer spricevalo potrdilo zapisnik ce je priloga predmet delavec vlozisca k prejemni stampiljki zapise kje je predmet shranjen in kako je tam oznacen v polje vred vrednotnice se vpise katere vrednotnice in v koliksni vrednosti so prilozene kolki poloznice o placilu takse ceki denar ce so prilozene taksne vrednotnice ki ne sodijo v zadevo cek denar jih delavec vlozisca izroci delavcu pristojnemu za materialno financno poslovanje ta izda ustrezno potrdilo o prevzemu potrdilo se evidentira in vlozi v zadevo v ovoj zadeve ravnanje z elektronsko posto in z racunalnisko prejeto faksimilirano posto vlozisce praviloma ne potrjuje sporocil prispelih po elektronski posti in racunalnisko prejete poste ce posiljatelj izrecno zahteva potrditev je treba ravnati po tocki tega navodila dokumenti in priloge prejeti kot elektronska posta ali kot racunalnisko prejeta faksimilirana posta se smiselno obravnavajo kot papirni dokumenti in priloge evidentirajo se v racunalniski evidenci in se dodelijo v delo obenem s pisnim zaznamkom kje in kako je mogoce dokumente in priloge prebrati in pregledati pisni zaznamek iz prejsnjega odstavka se evidentira v zadevi in ima sifro zadeve na pisni zaznamek iz prejsnje tocke se zapisejo tudi podatki o odposlanih dokumentih in prilogah z elektronsko posto zlasti kje in kako je mogoce prebrati izvirno sporocilo ce mora biti vloga poslana po elektronski posti kolkovana je posiljatelj vloge dolzan znesek predpisane takse placati s splosno poloznico na ustrezen racun drzavnih prihodkov v vlogi poslani z elektronsko posto mora navesti kdaj in koliko takse je nakazal ter na kateri racun pisni zaznamki iz prejsnjih tock tega navodila morajo prikazovati popoln kronolosko urejen seznam dokumentov elektronske poste v zadevi ti zaznamki se zapisujejo na enotno dolocenih obrazcih rocno ali z racunalnikom ce je zadeva sestavljena deloma iz prejetih in odposlanih pisnih dokumentov in prilog deloma pa iz dokumentov in prilog prispelih ali odposlanih po elektronski posti so pisni zaznamki o dokumentih in prilogah elektronske poste vlozeni na tista mesta v zadevah kamor spadajo po casovnem zaporedju elektronska posta se v zadevah ki imajo kratek rok hranjenja do treh let praviloma ne prepisuje na papir ko rok hranjenja potece se zadeva na racunalniskih sredstvih izbrise to pa se zaznamuje v evidenci dokumentanega gradiva v zadevah ki so arhivsko ali trajno gradivo ali imajo rok hranjenja daljsi kot tri leta se elektronska posta ob prejemu natisne na papir s kakovostjo trajnega zapisa nato pa se z njo ravna kot s pisnimi dokumenti ne glede na dolocilo prejsnjega odstavka lahko upravni organi po poprejsnjem dogovoru predajo pristojnemu arhivu arhivsko gradivo tudi na elektromagnetih sredstvih pri tem so dolzni skrbeti da so zapisi na teh sredstvih dobro citljivi clen uredbe upravni organi ki pri svojem poslovanju organizirajo prenos sporocil z elektronsko posto morajo upostevati mednarodno priporocene standarde in predpise javnih telekomunikacjiskih podjetij ravnanje z zadevami in dokumenti ki nastanejo v upravnem organu ce nastanejo naloge in z njimi povezane zadeve v upravnem organu po notranji pobudi clen uredbe mora delavec upravnega organa ali vodja notranje organizacijske enote na zacetku opravljanja naloge sporociti vloziscu da je treba odpreti novo zadevo in jo nemudoma evidentirati ni dovoljeno interno oblikovati zadev in dokumentov ki ne bi bili vkljuceni v evidencni sistem ko je v zadevi sestavljen prvi dokument oziroma prvi osnutek dokumenta ga mora strokovni delavec poslati vloziscu zaradi evidentiranja ali o njem sporociti potrebne podatke za evidentiranje in sicer klasifikacijski znak datum nastanka dokumenta signirni znak delovnega mesta oziroma strokovnega delavca ki je za zadevo odgovoren besedno identifikacijo zadeve ki je skladna s klasifikacijskim znakom morebitno pisarnisko odredbo na primer za rok priporocilo za tvorjenje in evidentiranje kljucnih besed strokovni delavec ki je dokument poslal vloziscu v evidentiranje lahko obenem s pisarnisko odredbo zahteva da mu vlozisce poslje na novo odprto zadevo v nadaljnje resevanje ce gre za dokumente ki jih upravni organ v taki zadevi odposlje kot elektronsko posto ali kot racunalnisko poslano faksimilno sporocilo je treba pravilo iz tocke smiselno uporabiti ob upostevanju pravila iz in tocke tega navodila e evidencni sistem nacrt klasifikacijskih znakov evidencni sistem zadev in dosjejev temelji na decimalni razdelitvi vsebin z delovnega podrocja upravnega organa clen uredbe vsak vsebinski razdelek ima svoj klasifikacijski znak nacrt klasifikacijskih znakov si doloci vsak upravni organ sam klasifikacijski znaki so samo stevilcni in se ne morejo podrobneje deliti na stiri ali petmestne znake niti ne morejo vsebovati rimskih stevilk opis klasifikacijskega znaka geslo ima lahko samo toliko crkovnih mest kolikor doloca racunalniski program evidence kratice in okrajsave so dopustne ce so razumljive kratice in okrajsave morajo biti razlozene v dodatku nacrta klasifikacijskih znakov nacrt klasifikacijskih znakov se prikaze tudi v abecednem indeksu opisov ki se vnese v racunalnik izdela pa se tudi v prirocni brosuri crtanje klasifikacijskih znakov iz nacrta ni dovoljeno clen uredbe izjemoma se sme znak crtati iz nacrta ce z njim ni oznacena se nobena zadeva oziroma dosje ce se doda v nacrt nov klasifikacijski znak ali nova podelitev znaka je treba v arhivski izvod prvi izvod nacrta k znaku pripisati datum od kdaj velja dolocanje organizacijskih enot in delovnih mest s signirnimi znaki zadeve in dokumenti ki so evidentirani v vloziscu se posljejo v delo v resevanje tistim strokovnim delavcem oziroma strokovnim uradnim osebam upravnega organa ki jih za resevanje dolocenih zadev pooblasti predstojnik upravnega organa ali neposredno nadrejeni delavec pooblastilo je lahko trajno za resevanje vsebinsko podobnih zadev ali pa enkratno za resitev posamezne zadeve v evidenci zadev in dokumentov so posamezni delavci oznaceni s signirnimi znaki signirni znaki so zbrani v nacrtu signirnih znakov nacrt signirnih znakov je shranjen tudi v racunalniskem spominu nacrt signirnih znakov sestavi upravni organ sam na podlagi akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v nacrtu signirnih znakov so organizacijske enote praviloma oznacene z enim ali dvema stevilcnima znakoma delovno mesto pa z naslednjim enim ali dvema stevilcnima mestoma primer uporabe tocke sektor za pravosodje vodja sektorja marko korencan odsek za pravna vprasanja pravosodja vodja odseka marija mohar gospodarsko pravo sodni register urska ilc civilno pravo franc premk mednarodne konvencije mednarodna pravna pomoc joza marcic kazensko pravo gospodarski prestopki prekrski janez kriz sodni svet izvedenci cenilci franja primc odskodnine zaradi neupravicenega odvzema prostosti anton krizaj mednarodnopravna pomoc nadoveritve iva leben odsek za materialne in administrativne zadeve vodja odseka jelena habic vodenje personalnih zadev postopek za dolocanje sodnih tolmacev stefka kocijancic sodna statistika jerica kunaver pravosodni izpiti vesna kokalj financne zadeve pravosodnih organov franc meden nabava materiala za sodisca francka koren administrativna in tehnicna opravila rina kobe itd imena ob nazivih delovnih mest niso obvezna so v pomoc pri delu nacrt signirnih znakov se sme spremeniti kadar se spremeni organizacija upravnega organa kadar v upravnem organu nastanejo nove notranje organizacijske enote ali nova delovna mesta se v nacrt vkljucijo ustrezni novi signirni znaki ministri in predstojniki upravnih organov morajo skrbeti da se nacrt signirnih znakov spreminja le v najnujnejsem obsegu spremembo nacrta signirnih znakov je treba dokumentirati tako da je razvidno kdaj so se posamezni signirni znak spremenili in katere prejsnje znake je imela posamezna notranja organizacijska enota in posamezno delovno mesto signiranje zadev in dokumentov zadeve ki jih upravni organ resuje po ustaljenem postopku vlozisce poslje v resevanje neposredno strokovnemu delavcu odgovornemu za resevanje clen uredbe take zadeve se oznacijo s signirnim znakom ki poleg oznacbe organizacijske enote vsebuje tudi znak delovnega mesta popolno signiranje zadeve ki obravnavajo nacelna in vodstvena vprasanja vlozisce po zahtevnosti zadeve predlozi predstojniku organa ali vodji organizacijske enote clen uredbe take zadeve se oznacijo samo s signirnim znakom vodstva upravnega organa oziroma vodstva notranje organizacijske enote nepopolno signiranje zadeve ki obravnavajo nacelna in vodstvena vprasanja v smislu prejsnjega odstavka so zadeve z dokumenti drzavnega zbora drzavnega sveta ustavnega sodisca vrhovnega sodisca in vlade ne glede na to na kaj se nanasajo zadeve v katerih se pripravljajo predlogi predpisov za drzavni zbor vlado oziroma predpisi ki jih sprejema minister porocila drzavnemu zboru in vladi porocila o stanju na upravnem podrocju porocila o izrednih dogodkih ter porocila za javnost organizacijski predpisi upravnega organa ali organizacijske enote akti o organizaciji in sistemizaciji ipd pravna mnenja o izvrsevanju predpisov ki jih upravni organ sprejme oziroma ki jih izdaja svojim organizacijskim enotam ter pravna mnenja ki jih posreduje strankam in drugim subjektom osnutki obveznih navodil ki jih minister izdaja upravnim organom v sestavi zadeve v katerih se predlaga ustanovitev strokovnih komisij in ekspertnih skupin odlocbe izdane v upravnem postopku na drugi stopnji delovni programi in delovna navodila proracunske in investicijske zadeve zadeve v katerih se odloca o kadrih upravnega organa disciplinske zadeve pritozbe drzavljanov zoper ravnanje inspektorjev in drugih uradnih oseb ter delavcev upravnega organa zadeve o mednarodnih stikih zadeve ki so strokovno izjemno zahtevne in se ne resujejo po ustaljenih postopkih predstojnik upravnega organa lahko doloci tudi druge zadeve ki so po vsebini in zahtevnosti podobne nastetim in zahteva da se mu pred resevanjem predlozijo dosigniranje dokumentov v notranji organizacijski enoti predstojnik upravnega organa oziroma predstojnik organizacijske enote doloci bodisi nizjo organizacijsko enoto bodisi pristojnega delavca ki bo zadevo reseval in ustrezno dopolni signirni znak dosigniranje po dosigniranju je treba v evidenci zadev in dokumentov zapisati celoten signirni znak delavca zadevo pa je treba delavcu na primeren nacin izrociti v delo celoten signirni znak delavca ki bo zadevo reseval se vloziscu sporoci tako da se zadeva vrne vloziscu ta signirni znak vnese v evidenco in zadevo dostavi delavcu vlozisce ob vpisovanju celotnega signirnega znaka v evidenco tudi preveri popolnost in pravilno urejenost zadeve vsebine ovoja zadeve celoten signirni znak delavca ki bo reseval zadevo se lahko v evidenco vpise tudi v pisarni vodstva oziroma v pisarni organizacijske enote ce je zagotovljena pravilnost postopka dolocenega v prejsnji tocki navodila v primeru iz prejsnjega odstavka mora imeti administrativna delavka tajnica notranje organizacijske enote pooblastilo geslo da lahko v ustrezno polje racunalniske evidence vpisuje signirne znake f evidentiranje zadev in dokumentov vpisovanje zadev in dokumentov v evidenco v racunalnisko evidenco zadev in dokumentov se vpisujejo podatki ki jih dolocata in clen uredbe te podatke poisce evidenticar iz prejemne stampiljke datum sifro zadeve signirni znak evidentiranega dokumenta vsebina zadeve ki se vpise tudi na ovoj zadeve mora biti ze ob prvem dokumentu dolocena v evidenci tako da so iz nje razvidni celotna tema obravnave vsebinsko vprasanje ali naloga opis vsebine zadeve se mora smiselno ne pa dobesedno ujemati z opisom klasifikacijskega znaka s katerim je zadeva oznacena ce se kasneje izkaze da vsebina zadeve kakor je evidentirana ne ustreza vsebini postopka resevanja naloge na katero se zadeva nanasa se sme opis vsebine popraviti hkrati v evidenci in na ovoju zadeve kadar delavec vlozisca vpise ob evidentiranju zadeve eno ali vec kljucnih besed program samodejno oblikuje abecedno urejen slovar kljucnih besed vsaka kljucna beseda je povezana z eno ali vec zadevami slovar kljucnih besed je treba nadzirati enaki vsebinski pojmi morajo biti zapisani z enakimi kljucnimi besedami kljucne besede se pisejo v prvem sklonu ednine ce se kot kljucne besede uporabljajo okrajsave in kratice se morajo uporabljati vselej v enaki obliki ce upravni organ v okviru istega klasifikacijskega znaka mnozicno resuje zadeve z enako vsebino se opis vsebine zadeve lahko opusti vsaka zadeva se evidentira posebej dokumenti v okviru zadeve se evidentirajo istega dne in pod istim datumom ko prispejo ali ko nastanejo v upravnem organu oziroma ko se odposljejo ce zaradi velikega stevila prejetih in v organu nastalih dokumentov ali zaradi drugih upravicenih razlogov ni mogoce evidentirati vseh dokumentov se isti dan jih je treba evidentirati najpozneje naslednji delovni dan toda z datumom prejsnjega dne pred vpisom na novo prejetih oziroma nastalih dokumentov predstojniki upravnih organov vodilni in strokovni delavci upravnega organa ki so prejeli dokumente mimo vlozisca jih morajo nemudoma poslati vloziscu z morebitnim napotkom pod katerim klasifikacijskim znakom in h kateri zadevi naj se evidentirajo vlozisce ne evidentira tistega prispelega pisnega gradiva ki po pisnem navodilu ministra ali predstojnika organa ni tako pomembno da bi ga bilo treba evidentirati clen uredbe ali ne pomeni uradnega dokumenta kot so vabila za narocanje knjig in periodike vabila za neobvezne oblike izobrazevanja seminarje vabila za prireditve prospekti za izdelke material naprave in stroje kopije poslane v vednost vljudnostne cestitke priznanja in podobno kadar upravni organ na tako pisno gradivo kaj ukrene na primer naroci ponujeno strokovno knjigo je treba odpreti zadevo in jo redno evidentirati vrocilnice in povratnice se vselej evidentirajo vloge drzavljanov se vselej evidentirajo ne glede na pomembnost vsebine vlozisce ne evidentira dokumentarnega gradiva ki je omenjeno v clenu uredbe in gradiva za katera je mogoce ta clen uredbe smiselno uporabiti pod isto sifro ne more biti evidentiranih vec zadev ista zadeva ne more biti evidentirana pod vec siframi ce je zaradi resevanja isti dokument potreben v vec zadevah se izdela toliko kopij kot je nujno potrebno za stvari ki se resujejo po skrajsanem postopku izdajanje potrdil dovoljenj se zadeva pripravi za nedoloceno stevilo subjektov v taki zadevi se evidentirajo samo vloge strank njihovo ime ali naziv naslov in datum izdane pozitivne resitve zadeva s seznamom vlog kopije izdanih potrdil ali dovoljenj se shranjujejo ce je o taki zadevi izdana negativna odlocba zoper katero se stranka pritozi ali se odredi kaksen drug ukrep se dokumenti izvzamejo iz take zadeve s seznamom vlog po prejsnjem odstavku odpre pa se nova zadeva z dnem vlozene pritozbe oziroma z dnem odreditve drugega ukrepa ce obstaja med posameznimi zadevami vsebinska ali formalna povezanost na primer vec zahtevkov v isti vlogi vec zadev je resenih s samo enim dokumentom z eno odlocbo pravna oseba je spremenila svoj naziv ali se je razdelila v vec pravnih oseb naslednic fizicna oseba je spremenila svoj priimek vlozisce mora popraviti evidenco zadeve evidentirane pod napacnim klasifikacijskim znakom vsebina zadeve se lahko evidentira pod vec klasifikacijskimi znaki in podobno se zadeve v evidenci povezejo z zaznamkom v polju zveza dve ali vec zadev se lahko zdruzi v eno skupna zadeva v tem primeru se na novo prispeli ali nastali dokument evidentira le pri skupni zadevi pri tej se tudi zapisejo sifre zadev ki so bile pridruzene v evidenci se pri pridruzenih zadevah napise sifra skupne zadeve povezava novi dokumenti pa se pri teh zadevah ne morejo evidentirati pridruzene zadeve se oznacijo kot resene zadeva se lahko tudi razdruzi v dve ali vec samostojnih zadev pri novo nastalih zadevah se kot zveza zapise sifra prejsnje skupne zadeve pri prejsnji skupni zadevi pa sifre vseh novo nastalih zadev kasnejsi dokumenti se evidentirajo po splosnih pravilih odpiranje novih zadev kadar prispe dokument v upravni organ ali tam nastane mora pristojni delavec v vloziscu v svoji evidenci ugotoviti ali gre za dokument s katerim se zacenja nova zadeva ali pa dokument dopolnjuje ze obstojeco zadevo ce je to prvi dokument v zadevi zadevo odpre in evidentira vpise prvi dokument in ga da v ovoj mapo primer uporabe tocke koren janez ig obrtno dovoljenje v zgornjem levem kotu ovoja se sifra zadeve zapise ali natisne s tiskalnikom na sredini ovoja se zabelezi subjekt na katerega se zadeva nanasa v naslednji vrsti pa je kratka vsebina zadeve opis ce je subjekt fizicna oseba se zapisejo njen priimek ime ter naslov ce je subjekt pravna oseba se zapiseta njen naziv in naslov vec subjektov se lahko zapise tako da se vsakega v evidenci ustrezno oznaci s povezavo lahko pa se zapise samo prvi subjekt ter z besedami in drugi oznaci da jih je vec povezave v evidenci so tudi v tem primeru obvezne ce se zadeva ne nanasa na subjekt ampak ima splosno vsebino temo se na sredino ovoja zapise samo taka splosna vsebina na primer zatiranje podlubnikov tehnicno se taka splosna vsebina razume kot subjekt zadeve v spodnjem desnem kotu ovoja se zapisejo velika crka a kar pomeni da gre za arhivsko gradivo velika crka t kar pomeni da je zadevo treba trajno hraniti nima pa lastnosti arhivskega gradiva letnica ko zadevi potece rok hranjenja pomozna tehnicna pravila za vpisovanje zadev in dokumentov v evidence dokumenti in zadeve se vpisujejo v evidence po zahtevah tehnicne in programske opreme za vodenje evidence delavci vlozisca pri tem upostevajo prirocnik ki ga mora proizvajalec priloziti programski opremi za vodenje evidence ce se delavec ki vodi evidenco o zadevah in dokumentih pri vpisovanju zmoti napacen datum prejema ali odprave dokumenta napacno zapisan rok pomota pri navedbi subjekta in njegovega naslova napacno zapisana vsebina t j ozja identifikacija zadeve in podobno lahko ocitno napako popravi na svojo pobudo za napake in pomote se ne stejejo tisti napacni vpisi ki jih je evidenticar opazil prej preden je vpis prenesel na racunalnisko sredstvo disk in podobno take napake odpravlja sproti ali pa zacne vpis znova sifra zadeve ki je ze vnesena na racunalniski nosilec se v nobenem primeru ne sme popraviti ali spremeniti ce je zadeva napacno evidentirana ze v sifri zadeve je treba vpis razveljaviti stornirati to pomeni da pri tej zadevi tehnicno ni mozen noben vpis vec zadeva z vnesenimi podatki pa ni izbrisana iz racunalniskih nosilcev podatkov ce je evidenticar razveljavil zadevo ki je ni bilo treba razveljaviti napaka pri razveljavitivi jo lahko ponovno aktivira ce je potrebno razveljavljeno zadevo evidentira z novo sifro in vpise ustrezno povezavo v upravnih organih kjer je treba izdelovati dnevni pregled prispelih posiljk delavec vlozisca ki vodi evidenco oznaci dokumente ki zaradi svoje pomembnosti sodijo v dnevni pregled prispelih posiljk to lahko opravi tudi drug pooblasceni delavec upravnega organa tajnica predstojnika sef kabineta itd oznacevanje zaupnosti zadev in dokumentov na dokumentih njihovih prilogah na ovojih zadev in v evidenci se zadeve oznacujejo po vrstah tajnosti in stopnjah zaupnosti navadne nezaupne zadeve se ne oznacujejo ce zaupna zadeva po dolocenem casu izgubi stopnjo zaupnosti se oznacbe o zaupnosti izbrisejo oznacbe tajnosti in stopnje zaupnosti se zapisejo v zgornji desni kot dokumenta priloge ovoja zadeve z velikimi crkami vrste tajnosti so drzavna tajnost vojaska tajnost uradna tajnost oznacbe so naslednje a drzavna tajnost v zadevah z obrambnega podrocja obramba drzavna tajnost b obramba vojaska tajnost strogo zaupno ali pri nizji stopnji zaupnosti obramba vojaska tajnost zaupno c na vseh upravnih podrocjih uradna tajnost strogo zaupno ali pri nizji stopnji zaupnosti uradna tajnost zaupno dokumenti priloge zadeve oznaceni s stopnjo zaupnosti interno so dostopni samo delavcem upravnega organa ki je dokument izdal upravni organi lahko oznacujejo zaupno gradivo tudi na druge nacine skladno s posebnimi predpisi evidentiranje rokov hranjenja zadeve so po in clenu uredbe razdeljene v naslednje vrste arhivsko gradivo v evidenci in na ovitku oznaceno s crko a trajno gradivo v evidenci in na ovitku oznaceno s crko t gradivo z dolocenimi roki hranjenja zadeve se oznacijo kot arhivsko ali trajno gradivo takoj ko se zacnejo odprejo v skladu z navodili pristojnega arhiva oziroma v skladu s splosnimi predpisi ki zahtevajo trajno hrambo gradiva ce se kasneje izkaze da gradivo ki je bilo oznaceno kot arhivsko ali trajno nima te lastnosti se oznacba iz prvega odstavka te tocke v evidenci in na ovitku popravi ce je za posamezne vrste dokumentarnega gradiva s splosnimi predpisi ali z internim navodilom dolocen rok hranjenja se ta rok zapise samo v evidenci zadev na primer let let let itd ne pa na ovitek ko je zadeva resena se izracuna cas od dneva resitve zadeve do zadnjega dne v letu se izpusti rok trajanja zacne teci vselej od januarja naslednjega leta na podlagi zapisanega roka v evidenci se izracuna najblizje leto ko je zadevo dovoljeno izlociti iz zbirke in uniciti na primer ce je bila zadeva resena njen rok hranjenja pa je let je treba zadevo hraniti v letih od do vkljucno uniciti pa se sme sele v letu po izracunu se v desni spodnji kot ovoja mape zadeve zapise leto v katerem se sme zadeva izlociti in uniciti nato se vlozijo v zbirko dokumentarnega gradiva na ovoj zadeve se smejo zapisovati tudi drugi podatki in pisarniske odredbe g izrocanje zadev v resevanje ko so na novo prispeli dokumenti evidentirani in vlozeni v ustrezne ovoje zadev se izrocijo posljejo po raznasalcu v delo na tista delovna mesta na katera so signirana ce je resevanje posameznih zadev nujno se prispeli dokumenti prednostno evidentirajo in takoj izrocijo v delo izrocanje zadev v delo ki jih deloma ali v celoti sestavljajo dokumenti prispeli z elektronsko posto ali faksimilna sporocila z racunalnikom se uredi s posebnimi pravili interne dostavne knjige s katerimi se evidentirane zadeve in dokumenti dostavljajo vodilnim in strokovnim delavcem oziroma notranjim organizacijskim enotam se opustijo kadar pristojni delavec v vloziscu prejme in evidentira dokument ne more pa ga vloziti v ovoj mapo zadeve ga poslje vodilnemu ali strokovnemu delavcu na katerega je zadeva signirana na dokument pod prejemno stampiljko pripise ali s stampiljko odtisne naslednje besedilo vlozite ta dokument v zadevo sifra zadeve ki je pri vas od datum ali primerno skrajsano besedilo z istim opozorilom vodilni ali strokovni delavec upravnega organa mora nemudoma brez odlasanja dopolniti zadevo z novim dokumentom to nalogo lahko poveri tudi pisarniskemu osebju organizacijske enote delavec ki vodi vlozisce je upravicen preverjati ali se zadeve pravocasno dopolnjujejo z novo prispelimi dokumenti pristojni delavci upravnega organa morajo zaceti resevati prejete zadeve naloge takoj ko je to mogoce h varovanje dokumentarnega gradiva ki je v delu delavci upravnega organa so dolzni varovati dokumentarno gradivo in ga vzdrzevati v urejenem stanju ne glede na stopnjo zaupnosti med delovnim casom ni dovoljeno puscati zadev in dokumentov brez nadzorstva po koncanem delovnem casu morajo biti zadeve in dokumenti shranjeni v zaklenjenih pisalnih mizah omarah ali v zaklenjenih prostorih v katerih so zanesljivo zavarovani prav tako morajo biti shranjeni tudi pecati stampiljke papir z glavo organa in drugi pripomocki s katerimi bi bilo mogoce ponarediti dokumente i priprava dokumentov ce je treba za resitev zadeve ali za pripravo dokumenta porocila analize osnutka predpisa in njegove obrazlozitve zbrati podatke mora strokovni delavec to storiti na najprimernejsi najkrajsi in najcenejsi nacin od notranjih organizacijskih enot upravnega organa ali od upravnih organov v blizini na primer od upravnih organov v istem poslopju se zbirajo podatki ustno po telefonu interfonu s prenosom podatkov po lokalni racunalniski mrezi in podobno o tako zbranih podatkih se v zadevi na dokumentu na listu papirja ali na elektromagnetnem sredstvu zapise uradni zaznamek ta mora obsegati podatke ter zapis od koga in kdaj so bili podatki prejeti datum in podpis strokovnega ali administrativnega delavca ki jih je zbral ce ni s posebnimi predpisi drugace doloceno na primer za dokumente po zakonu o splosnem upravnem postopku za izpiske iz maticnih knjig za razna dovoljenja za listine v carinskem postopku za diplomatske listine in podobno mora vsak dokument v uradnem dopisovanju z drugimi drzavnimi organi pravnimi in fizicnimi osebami obsegati naslednje dele glavo sifro stevilko dokumenta in datum naziv in naslov prejemnika kratko vsebinsko identifikacijo besedilo dokumenta uradni pecat in podpis pooblascene osebe glava uradnega dokumenta mora biti natisnjena praviloma s tiskom izjemoma odtisnjena s stampiljko ali napisana s pisalnim strojem oziroma racunalniskim tiskalnikom in je v levem zgornjem kotu lista glava vsebuje drzavni grb napis republika slovenija naziv upravnega organa naslov upravnega organ ali in stevilko postnega predala postno stevilko in naziv poste ce dokument posilja upravni organ v sestavi je v glavi na ustreznem mestu naziv samostojnega upravnega organa na primer ministrstva naziv upravnega organa v sestavi naslov upravnega organa v sestavi ce dokument posilja obcinski organ ali organ druge lokalne skupnosti javni zavod javno podjetje ali drugi subjekti ki imajo javno pooblastilo kadar opravljajo upravne zadeve iz drzavne pristojnosti uporabljajo grb in napis republike slovenije glave uradnih dokumentov so oblikovane enotno ne smejo imeti dodatkov ali oblikovnih sestavin ki v enotni obliki niso predvidene vse sestavine uradnega dokumenta opisane v prejsnji tocki morajo biti natisnjene tudi v italijanskem in madzarskem jeziku ce se uporabljajo na obmocjih na katerih zivi italijanska oziroma madzarska narodna skupnost zaradi olajsanja poslovanja lahko glava dokumenta obsega se naziv notranje organizacijske enote na primer pravna sluzba ter telefonske stevilke in stevilke faksimilnih naprav natisnjeno glavo na listih namenjenih za dokumente upravnega organa je treba estetsko oblikovati po presledku najmanj dveh vrstic se na dokument zapise sifra stevilka dokumenta poleg sifre dokumenta niso potrebne nobene druge oznake pod sifro zadeve se zapise datum oblike datumov so lahko datum datum datum dopustne so tudi druge oblike pisanja datuma na primer v ljubljani junija datum se ne more pisati takole datum sifra stevilka in datum dokumenta sta lahko zapisana tudi na koncu dokumenta ce je za dokumente na primer za splosne akte tako v navadi pred nazivom in naslovom prejemnika je treba praviloma izpustiti tri ali stiri vrstice naslov prejemnika se pise po naslednjem zaporedju ime in priimek fizicne osebe oziroma naziv organa ali pravne osebe natancen naslov kraj ulica in hisna stevilka postna stevilka in naziv poste morebitno ime tuje drzave naslov je treba pisati tako da so vse vrstice vkljucno postna stevilka levo poravnane pri uporabi pisemskih ovojnic s prozornim okencem je treba naslov pisati na desni strani prve tretjine lista naslov prejemnika se pise v prvem sklonu pod naslovom je treba praviloma izpustiti dve vrstici nato pa zapisati kratko vsebinsko identifikacijo zadeve na primer zadeva lokacijsko dovoljenje vsi dokumenti iste zadeve nosijo enako kratko vsebinsko identifikacijo pod kratko vsebinsko identifikacijo iz prejsnje tocke je treba zapisati sifro stevilko ali drug znak ki ga v isti zadevi uporablja naslovnik ter datum zadnjega dokumenta ki ga je v zadevi poslal naslovnik na primer zveza vasa stevilka z dne kadar zveza z naslovnikovim dokumentom ni mozna ali smiselna se zveza lahko naveze na predhodni dokument upravnega organa na primer zveza nasa sifra z dne namesto oblik dolocenih v prejsnjih dveh tockah se lahko kratka vsebinska identifikacija in zveza navedeta v prvem stavku dokumenta besedilo dokumenta mora biti jasno kratko in slovnicno pravilno v besedilu se smejo uporabiti samo taksne kratice ki so splosno v rabi in lahko razumljive druge kratice se smejo uporabljati samo s pojasnilom ob prvi navedbi kaj pomenijo zakone uredbe in druge predpise je treba navajati s celotnim naslovom in z veliko zacetnico uradni list v katerem je predpis objavljen se navede po naslednjem vzorcu uradni list rs st za vse dokumente ki se pri uradnem dopisovanju ponavljajo s priblizno enako vsebino je treba sestaviti vzorce vzorci se lahko natisnejo razmnozijo ali shranijo v racunalniskem spominu sestavljalec dokumenta izpolni narekuje napise samo spremenljive dele vzorca ime in naslov stranke sifro zadeve konkretne stevilcne podatke in podobno in preveri ali uporabljeni vzorec popolnoma ustreza vsebini obravnavanega dokumenta vzorce je treba sestaviti slovnicno in pravopisno pravilno ter stilisticno primerno za spricevala diplome potrdila dovoljenja in podobne dokumente ki se izdajajo v vecjem stevilu z enakim temeljnim besedilom in v enaki obliki je treba uporabljati predpisane obrazce natisnjeni morajo biti v primerni reprezentativni obliki dokumente upravnih organov podpisuje minister predstojnik upravnega organa vodilni ali strokovni delavec ki je za to pooblascen z zakonom drugim predpisom ali internim pravilom ministri in drugi predstojniki upravnih organov naj v najvecji mozni meri prenesejo pravico do podpisovanja na nizje vodilne in strokovne delavce ce ti izpolnjujejo z zakonom in drugimi predpisi zahtevane pogoje dokumente formalne narave ki se izdajajo vselej z enako vsebino zahtevke za placilo takse sporocila o nekaterih pomanjkljivostih vlog nekatera vabila in podobno lahko podpisujejo tudi administrativni delavci podpisi z oznacbo funkcije podpisnika so praviloma pod besedilom dokumenta na desni strani ce se podpiseta dva podpisnika se praviloma glavni podpisnik podpise na desni strani drugi podpisnik pa na levi pecat upravnega organa se odtisne le na tiste uradne dokumente za katere je to predpisano in na tiste ki po naravi svoje vsebine zahtevajo potrditev pristnosti pecat se odtisne na koncu besedila dokumenta na sredino lista na dokumente v upravnem dopisovanju katerih vsebina ni sporna in ne more povzrociti pravnih posledic dopisi s katerimi se iscejo ali sporocajo podatki informacije porocila analize in podobno se ne odtiskujejo pecati na koncu dokumenta ob levem robu se navede na katere naslove smo poslali kopije dokumenta katere priloge so dokumentu prilozene nacin odprave z vrocilnico povratnico priporoceno nujno z letalom po faksimilni napravi itd ce so kopije dokumenta poslane na stevilne naslove okroznice naslovnikov ni treba nastevati na koncu dokumenta seznam naslovnikov se sestavi posebej in vlozi v ovoj ustrezne zadeve ce so priloge v besedilu dokumenta jasno omenjene se na koncu dokumenta oznaci samo njihovo stevilo na primer priloge priloge morajo biti zlozene v takem vrstnem redu kot so omenjene v dokumentu ce priloge v besedilu dokumenta niso izrecno omenjene jih je treba na koncu dovolj natancno opisati na primer prilogi zapisnik porocilo k uradnim dokumentom ni primerno pisati dostavkov kot so pripis dodatek postskriptum p s in podobno strogo levo poravnano besedilo tako imenovana angleska oblika ni obvezno besedila zlasti tista izdelana z urejevalniki besedil na racunalnikih so lahko v razlicnih klasicnih oblikah umaknjena zacetna beseda odstavka razlicen presledek med odstavki in podobno oblike morajo biti estetsko primerne pomembni deli besedila dokumenta se ne podcrtavajo izjemoma se pisejo z debelejsimi crkami ali samo z velikimi crkami zaradi lazjega iskanja zadev v evidenci je primerno pisati priimke fizicnih oseb ter nazive organov in pravnih oseb s samo velikimi crkami za izdelavo dokumentov morajo upravni organi uporabljati samo standardizirane formate papirja pretezno format a ter dopolnilne formate za pisemske ovojnice mape in podobno nestandardizirani formati se smejo uporabljati samo izjemoma kadar standardizirani formati ne morejo zadostiti izrecnim zahtevam naloge uradno dopisovanje na dopisnicah je dovoljeno samo za taka sporocila ki v nobenem pogledu ne morejo biti neprijetna za naslovnika in razen imena in naslova ne vsebujejo drugih osebnih podatkov vse dokumente upravnega organa morajo pred podpisom pregledati administrativni delavci in popraviti morebitne napake bistvene podatke v dokumentu datume rokov zneske navedbe o kolicinah izreke in klavzule ki imajo lahko tezje pravne ali druge posledice mora pregledati tudi podpisnik sam pravila poglavja o izdelavi dokumentov je treba smiselno upostevati za dokumente ki se posiljajo z elektronsko posto z racunalniskimi telefaksi in drugimi komunikacijskimi napravami ki ne uporabljajo papirja j rokovnik zadeve v katerih pricakuje vodilni ali strokovni delavec dodatne dokumente da bi nadaljeval resevanje zadeve dopolnitev vloge zahtevka porocilo pojasnilo in podobno in zadeve v katerih tece rok za dejanja v postopku izvedba dokazov obravnava ogled pritozba in druga pravna sredstva je treba poslati v vlozisce da jih na podlagi pisarniske odredbe hrani v rokovniku do dolocenega dne rokovnik je tehnicno zbirka zadev map zlozenih po zaporedju klasifikacijskih znakov v okviru znakov pa po zaporednih stevilkah delavec ki vodi vlozisce ali drug pooblasceni delavec si na zacetku vsakega delavnika preskrbi racunalniski izpis zadev ki jim tisti dan potece rok na podlagi tega izpisa odbere zadeve iz rokovnika in jih nemudoma poslje delavcem ki zadeve resujejo ce je delavec pristojen za resevanje zadeve odsoten se zadeve iz rokovnika izroce vodji organizacijske enote ali delavcu ki ga ta doloci delavec vlozisca v evidenci zadev in dokumentov zapise datum kdaj je bila zadeva vrnjena iz rokovnika posamezne notranje organizacijske enote lahko organizirajo svoj rokovnik ce je to za delo enote racionalnejse delavec ki vodi vlozisce je upravicen pregledovati ali se rokovniki po organizacijskih enotah vodijo strokovno in sproti k odprava poste odprava poste mora biti organizirana tako da so vse posiljke odpravljene se isti dan ko so bile pripravljene za odpravo ce je za uveljavitev tega pravila potrebno deluje odpravnistvo tudi po rednem delovnem casu posiljke ki se istega dne odposljejo na isti naslov je treba vloziti v skupno pisemsko ovojnico ce kolicina posiljk in delovni postopek odprave to dopuscata ce se na kaksen naslov posilja priporocena posiljka se lahko v isto pisemsko ovojnico prilozijo tudi posiljke ki bi jih sicer odposlali kot navadne posiljke pisemske ovojnice s katerimi upravni organi posiljajo posiljke morajo imeti v gornjem levem kotu natisnjen s stampiljko odtisnjen naziv in naslov organa navajanje sifer dokumentov ki se posiljajo na pisemski ovojnici ni potrebno razen v primerih ko posebni predpisi to zahtevajo posiljanje in izrocanje zaupnih in strogo zaupnih posiljk doloci strokovni delavec ki je dokumente pripravil za odpravo ta tudi doloci kako je treba zavarovati pisemsko ovojnico v kateri se posiljajo zaupni in strogo zaupni dokumenti navadne posiljke ki ne zahtevajo posebnega obravnavanja se oddajajo postnemu podjetju brez vpisovanja v postno knjigo nujne posiljke in posiljke poslane z letalom se oddajajo enako kot navadne posiljke prevzem vrednostnih pisem in paketov potrdi postno podjetje na predpisanih obrazcih potrdilo o sprejemu posiljke in oddajna knjiga za priporocene posiljke sprejemnica za pakete potrdilo o prejemu vrednostnega pisma posiljke ki se ne posiljajo preko postnega podjetja posiljke ki se posiljajo s kurirji se vpisujejo v oddajne knjige samo ce imajo znacilnosti priporocenih vrednostnih pisem ali paketov minister ali drug predstojnik upravnega organa lahko iz upravicenih razlogov odredi da se zapisujejo v oddajno knjigo posiljke katerih prejem mora prejemnik potrditi s podpisom ce ni s predpisi drugace doloceno lahko stranka ki osebno prevzame dokument prevzem potrdi na kopiji dokumenta ki ostane v mapi zadeve zapise se ta dokument sem prevzel dne nato se stranka podpise obracun postnine je treba pripraviti po predpisih o materialno financnem poslovanju upravni organi ki oddajo na dan v povprecju vec kot postnih posiljk lahko frankirajo posiljke s frankirnimi stroji ali drugimi avtomatskimi napravami za tehtanje in frankiranje administrativni delavci ki odpravljajo posiljke morajo poznati predpise postnih podjetij o vrstah posiljk o njihovih standardnih merah in dopustnih tezah o zavarovanju posiljk in o odgovornosti postnih podjetij ce posiljk ne dostavijo naslovniku o poizvedovanju za izgubljenimi posiljkami o izpolnjevanju obrazcev za predajo priporocenih vrednostnih posiljk in paketov ter o frankiranju o poznavanju predpisov iz prejsnjega odstavka kakor tudi o vrocanju po zakonu o splosnem upravnem postopku morajo delavci ki odpravljajo posiljke vsakih pet let opraviti preizkus drugi odstavek clena uredbe dokumente in priloge ki se posiljajo s faksimilnimi napravami z elektronsko posto in z drugimi komunikacijskimi napravami odpravljajo za to usposobljeni administrativni delavci ali in strokovni delavci sami prevzem posiljk iz prejsnjega odstavka se potrjuje po naslednjih pravilih faksimile oddajna naprava mora avtomaticno izpisati porocilo ob uspesni oddaji elektronska posta oddajna stran mora zahtevati potrditev prejema prejemna naprava mora avtomaticno potrditi prejem v obliki povratnega sporocila potrjevanje prevzema posiljk z drugimi komunikacijskimi napravami poteka po dogovoru z usposobljenim administrativnim delavcem na prejemni strani dislocirane organizacijske enote upravnega organa in enote ki obravnavajo specificno dokumentarno gradivo lahko same odpravljajo posiljke vodja vlozisca je upravicen nadzirati ali te enote odpravljajo posiljke v skladu s tem navodilom l ravnanje s sejnim gradivom originalni dosje s sejnim gradivom se vselej tudi pred sejo in med njo hrani v vloziscu oziroma v sluzbi zadolzeni za tehnicno organiziranje seje udelezencem seje se posiljajo kopije vabil dnevnega reda zapisnikov in gradiv za sejo na vseh sejah in sestankih v okiru upravnih organov se pise zapisnik zapisnik seje se sestavi v uradni obliki tako da vsebuje naziv kolegijskega telesa ki se sestaja na sejah zaporedno stevilko in vrsto seje na primer seja komisije za navedbo kdo sklicuje sejo sifro sejnega dosjeja datum in uro zacetka seje ter po potrebi uro konca seje zapis o prisotnosti clanov in povabljencev ter o opraviceni in neopraviceni odsotnosti clanov ugotovitev sklepcnosti imena predsednika in clanov predsedstva ce je tako predvideno s poslovnikom ali drugimi pravili dnevni red kakrsnega so clani kolegijskega telesa sprejeli sklepanje o potrditvi zapisnika prejsnje seje ali sklepanje o spremembi zapisnika porocilo o izpolnjevanju sklepov prejsnjih sej obravnavo posameznih tock dnevnega reda in sprejete sklepe morebitne druge informacije o datumu naslednje seje njenem dnevnem redu in podobno podpis zapisnikarja ter predsednika seje prisotnost clanov kolegijskega organa na seji se lahko ugotavlja tudi s seznamom prisotnosti ce je bil zapisnik seje zaradi pripomb clanov kolegijskega organa pred potrditvijo dopolnjen ali popravljen ga je treba ponovno predloziti clanom na prihodnji seji zapisniki delovnih sej in sestankov ki nimajo formalno predpisanih pristojnosti se lahko poenostavijo zapis o obravnavi posameznih tock dnevnega reda vsebuje le bistvene dele razprave sklepe in odlocitve razprave ki govorijo v prid predlozenim sklepom ali odlocitvam so lahko mocno skrajsane podrobneje so zapisana stalisca ki so jih posamezni clani izrekli proti predlogom sklepov in odlocitev te clane je treba v zapisniku poimensko zapisati razprava in izjave se zapisujejo v tretji osebi ednine zapisani sklepi in odlocitve morajo nedvoumno izrazati voljo tistih ki so zanje glasovali zapisati je treba koliko upravicenih glasovalcev je glasovalo za sklep ali odlocitev koliko jih je bilo proti in koliko se je glasovanja vzdrzalo sklep ki komu nalaga kaksno ravnanje ali delo mora imeti naslednje sestavine kaj je treba opraviti katera oseba delovna skupina ali organ mora to opraviti do kdaj je treba sklep izvrsiti ce tako sklenejo clani kolegijskega telesa se o seji pise samo skrajsani zapisnik tak sklep ni dovoljen ce bi bil z njim krsen poslovnik dobesedni zapisnik seje ob uporabi magnetofonskega ali stenografskega zapisa se pise samo izjemoma dolocbe prejsnjih tock o sejah se smiselno uporabljajo tudi za delovne sestanke konference in druge zbore m zbirke dokumentarnega gradiva zadeve zdruzene v ovoju mapi morajo biti fizicno shranjene natanko tam kot je zapisano v evidenci pri delavcu ki zadevo resuje v rokovniku v tekoci ali v stalni zbirki dokumentarnega gradiva resene zadeve upravnega organa se morajo varno hraniti v zbirkah dokumentarnega gradiva ki jih ureja in vzdrzuje vlozisce za zadeve ki se hranijo na mikrofilmih elektromagnetnih in drugih tehnicnih sredstvih se smiselno uporablja prvi in drugi odstavek te tocke tekoca zbirka dokumentarnega gradiva resene zadeve in zakljuceni dosjeji se shranjujejo v tekoci zbirki dokumentarnega gradiva tekoca zbirka dokumentarnega gradiva obsega resene zadeve tekocega leta in resene zadeve dveh preteklih let zadeve v zbirki so zlozene natancno po zaporedju kakor so evidentirane v evidencnem sistemu to je po letih v okviru leta po klasifikacijskih znakih v okviru klasifikacijskih znakov po zaporednih stevilkah zadev oziroma z zacetnimi crkami imen ali nazivov subjektov v skladu s pogoji iz clena uredbe po koncu leta v mesecu marcu ali aprilu se iz evidence prejsnjega leta izdela seznam resenih zadev ta seznam se vlozi kot prvi ovoj mapa na zacetek zbirke dokumentarnega gradiva tekocega leta seznamu resenih zadev se postopoma dodajo seznami naknadno resenih zadev ko so v posameznem letu resene vse zadeve ali prenesene v evidenco naslednjih let kakor doloca tretji odstavek tocke tega navodila se izdela dokoncni agregirani seznam resenih zadev posameznega leta racunalniska evidenca za to leto se zakljuci in shrani na primernem racunalniskem sredstvu ce se iz tekoce zbirke dokumentarnega gradiva izroci resena zadeva vodilnemu ali strokovnemu delavcu v pregled ali obravnavo se zadeva evidentira ponovno kot neresena stalna zbirka dokumentarnega gradiva stalna zbirka dokumentarnega gradiva je skupna za vse notranje organizacijske enote upravnega organa to velja tudi v primerih ko imajo notranje organizacijske enote svojo evidenco o zadevah in dokumentih ce predstojnik drzavnega upravnega organa z aktom o organizaciji in delu te enote izjemoma ne odloci drugace arhivsko knjigo o stalni zbirki dokumentarnega gradiva je treba voditi samo za tisto dokumentarno gradivo ki nima nikakrsne redne evidence delovodnika z indeksom kartotecnega kazala ali racunalniske evidence upravni organ mora izdelati nacrt prostora oziroma prostorov v katerem je shranjena stalna zbirka dokumentarnega gradiva in nacrt razporeditve arhivskih regalov z okvirno oznacbo gradiva v vsakem regalu polici ta nacrt je treba ob premescanju gradiva spreminjati in dopolnjevati n programska oprema programska oprema clen uredbe za vodenje evidence o zadevah in dokumentih mora v celoti ustrezati dolocbam uredbe o pisarniskem poslovanju in o dolznostih upravnih organov glede dokumentarnega gradiva omogocati mora a evidentiranje in iskanje vseh podatkov dolocenih v in clenu uredbe b zaznamovanje zvez med zadevami v smislu do tocke tega navodila c oblikovanje vsaj naslednjih seznamov in pregledov seznam vseh zadev upravnega organa posamezne organizacijske enote ali delovnega mesta evidentiranih v koledarskem letu s pregledom dokumentov k vsaki zadevi seznam vseh neresenih zadev seznam neresenih zadev na posameznem delovnem mestu ali v posamezni organizacijski enoti seznam vseh resenih zadev upravnega organa organizacijske enote delovnega mesta v dolocenem casovnem obdobju preteklega in tekocega koledarskega leta dnevni seznam prispelih posiljk seznam je predhodno selekcioniran glede na pomembnost posiljk za vodstveno in organizacijsko dejavnost upravnega organa seznam zadev ki jim dolocenega dne potece poslovno organizacijsko ali procesualno pomemben rok seznam zadev ki se nanasajo na doloceno vsebino to je na dolocene klasifikacijski znak vseh ali samo neresenih oziroma resenih na primer seznam zadev ki se nanasajo na specificno onesnazevanje okolja ali seznam zadev ki se nanasajo na investicijsko dejavnost seznam vseh subjektov in vsebinskih tem ki jih racunalnik vodi v seznamu subjektov z moznostjo da se prikazejo vse zadeve ki se nanasajo na posamezen subjekt ali temo slovar vseh kljucnih besed deskriptorjev z moznostjo da se prikazejo vse zadeve povezane s posamezno kljucno besedo ali deskriptorjem nacrt klasifikacijskih znakov in nacrt signirnih znakov statisticno porocilo o stevilu resenih in neresenih zadev po klasifikacijskih znakih v tekocem letu programska oprema mora omogociti vpogled v slovar kljucnih besed v nacrt klasifikacijskih znakov in v nacrt signirnih znakov v vsakem trenutku tudi sredi postopka evidentiranja in pregledovanja podatkov o zadevah in dokumentih seznami in pregledi pri katerih je to smotrno se morejo omejiti na dolocena casovna obdobja teden deset dni mesec itd upravni organ lahko v okviru tehnicnih moznosti uvede tudi druge sezname in preglede ce pripomorejo k racionalnejsemu poslovanju upravni organi morajo od dobavitelja programske opreme zahtevati zagotovilo da bodo podatki evidence varno shranjeni z dodatno kopijo zapisa back up varnostno kopiranje podatkov evidence mora potekati avtomatsko ali po posebnih ukazih vsaj enkrat dnevno upravni organi morajo od dobavitelja programske opreme zahtevati zagotovilo da se iz evidence zadev in dokumentov ob koncu leta ali v zacetnih mesecih prihodnjega leta izpisejo na papir vsi podatki resenih zadev pri cemer mora obstajati moznost da se evidenca nemoteno nadaljuje o neresenih zadevah ob zacetku leta mora programska oprema omogociti da se evidenca za nove zadeve zacne znova z novim stetjem zaporednih stevilk zadev programski opremi je treba dostaviti natancen razumljiv slovnicno pravilen prirocnik za uporabo programske opreme vse zaslonske slike morajo biti opremljene s kratkimi pojasnili kaj lahko evidenticar ali drug uporabnik stori in kaj mora storiti za izvedbo posameznih operacij stalno prisotni help o uporaba mikrofilma upravni organi lahko pri svojem delu uporabljajo dokumente posnete na mikrofilm ce imajo primerno opremo za mikrofilmanje in za branje mikrofilmov za evidentiranje mikrofilmov ki predstavljajo zadeve in dokumente veljajo enaka pravila kakor za evidentiranje klasicnih papirnih zadev in dokumentov upravni organi morajo uporabo mikrofilmov avtomatizirati z ustrezno racunalnisko opremo ki omogoca sprotno mikrofilmanje iskanje posnetkov v mikrofilmski zbirki kopiranje mikrofilmov odposiljanje mikrofilmov po postnih ali drugih komunikacijskih zvezah povecevanje mikrofilmov za branje na racunalniskem zaslonu in kopiranje povecanih mikrofilmskih slik na papir preden upravni organi uvedejo uporabo mikrofilmov z avtomatizirano racunalnisko opremo se morajo posvetovati s strokovno sluzbo ministrstva ki je pristojno za obco upravo ce je mikrofilm povezan z zadevo ki ima klasicno papirno obliko je v evidenci zadeve treba oznaciti zvezo med zadevo in mikrofilmom zapisati je treba stevilcno oznako in lokacijo mikrofilma dolocbe do tocke tega navodila smiselno veljajo tudi za uporabo avtomatiziranih naprav za snemanje skeniranje dokumentov in zapisovanje zbirk zadev in dokumentov na opticni disk dolocbe prejsnjega odstavka veljajo tudi za vsak drug nacin pretvarjanja in shranjevanja zadev in dokumentov na nosilce na katerih vsebina dokumentov ni berljiva brez ustreznih tehnicnih pripomockov zapisovanje na laserske plosce laserske kartice in podobno p uskladitev nacinov ravnanja z zapisi z dolocili uredbe racunalniska evidenca dokumentarnega gradiva se lahko pricne na poljuben datum v letu zadeve ki na ta datum se niso resene se do resitve evidentirajo v prejsnjem evidencnem sistemu racunalniska evidenca dokumentarnega gradiva se zakljuci na koncu vsakega leta z novim letom se zacne novo evidentiranje zadev zadeve ki zadnji dan leta se niso resene se evidentirajo v evidenci preteklega leta zadeve ki niso resene niti po preteku vec let se po odredbi ministra predstojnika organa ali od njiju pooblascene osebe evidentirajo na novo na naslednji nacin s prvim dokumentom v zadevi ki je prispel ali v organu nastal po novem letu se v evidenci odpre nova zadeva prejsnja neresena zadeva pa se novi zadevi prikljuci kot priloga z racunalniskim popisom vseh dokumentov v njej r koncna dolocba to navodilo zacne veljati petnajsti dan po objavi v uradnem listu republike slovenije objavljeno domov vrh strani pomoc zadnja sprememba