prenovitev informacijskih sistemov prenova poslovnih procesov vsebina poglavja ppp in prenovitev informacijskih sistemov pristop k prenovi poslovnih procesov tqm ppp in organizacijska sprememba reakcije na spremembo upravljanje prehoda mto definicije faze pri ppp prilagoditev metodologije in faz pomembnejse in manj znane tehnike tehnike in orodja vzroki za neuspesen ppp svetovalne hise povezave prenova poslovnih procesov je nov pristop k izboljsanju delovanja podjetij in drugih zdruzb pomeni pa analiziranje in spreminjanje celotnega poslovnega procesa v podjetjih pojem prenova poslovnih procesov kratica ppp je bil prvic predstavljen v raziskavi mit massachusetts institute of technology leta uvedel ga je michael hammer glavna ugotovitev te raziskave je bila da uporaba sodobne informacijske tehnologije kratica it v zdruzbah ne predstavlja le avtomatizacije ravnalskih in izvajalskih opravil temvec neposredno mocno vpliva na nacin in kakovost njihovega izvajanja poslovni proces opredeljujemo kot taksno sestavo izvajalskih in nadzornih ukrepov katerih posledica oz izid je proizvod ali storitev poslovni proces je eden od treh poslovnih gradnikov ti so organizacija viri resursi in procesi kovacic prenova poslovnih procesov je temeljito preverjanje procesov procesov postopkov aktivnosti in njihovo korenito spreminjanje ki jo sprozimo z namenom doseganja pozitivnih rezultatov na podrocjih kot so skrajsevanje procesov znizevanje stroskov povecanje kakovosti izdelkov in storitev skrajsanje dobavnih rokov povecanje produktivnosti zmanjsevanje porabljenih virov in podobno za prenovo imamo se naslednje razloge bistvena sprememba funkcije npr banka bo upravljala se elektrarno bistvena sprememba okolja geografsko kulturno poslovno okolje bistvena sprememba v obnasanju npr odlocitev o kooperativnem sodelovanju na trgu pomembno je torej da gre za bistveno spremembo ki preseze sposobnost prilagajanja sistema le v tem primeru je prenova upravicena in jo obravnavamo kot nalozbo nasteti razlogi dobijo se dodatno veljavo pri prenovitvi v administraciji kjer nimamo ekonomskega motiva odsotnost tega motiva je pogosto zavora za odlocitev o prenovi prenova poslovnih procesov je zahtevna naloga ki zahteva znanja na podrocju ekonomike informatike trzenja sociologije psihologije ter seveda poznavanje poslovnega procesa ki ga zelimo prenoviti vsebinski cilj ppp je optimizacija procesa ter njegova racionalizacija ki se mora dokazati na podrocjih navedenih v opredelitvi ppp tretji odstavek tehnoloski cilj prenove pa je uvedba racunalniske podpore v upravljanje poslovnih procesov workflow management vprasanja ki si jih postavimo pri prenovi poslovnih procesov za kaksno poslovanje gre kdo bo to izpeljal kje dobiti ustrezna financna sredstva katere so pomembne informacije katere funkcije so tam kjer so pomembne informacije opravljajo kateri oddelek opravlja kateri posel vseskozi moramo imeti pri prenovi poslovnih procesov v mislih potrebe pricakovanja in ne zadovoljstvo uporabnikov pomanjkljivosti ppp pomanjkljivosti prenove poslovnih procesov zdruzimo v naslednje tocke s ppp zavrzemo del preteklih investicij v trenutne procese ppp je tvegana ni jamstva da bodo novi oz prenovljeni procesi boljsi od starih in ppp veckrat zamemarja podrobnosti v procesih ki so prenovljeni pri ppp gre za pristop od zgoraj navzdol ppp in prenovitev informacijskih sistemov ppp in prenovitev informacijskih sistemov sta tesno povezani aktivnosti ki se pogosto izvajata socasno ceprav ppp postavlja strateske podlage in okvire za prenovitev in razvoj informacijskih sistemov jensterle glaven cilj prenovitve informacijskih sistemov je zgraditi is v skladu s poslovnimi cilji medtem ko ppp temeljito izboljsuje poslovne procese in spreminja poslovne cilje ce je to potrebno pri ppp se vprasamo kaj proces dela in kako to dela pri prenovi pa nas precej bolj zanima kaj dela na osnovi prakticnih izkusenj je smiselno obravnavati ppp in prenovitev informacijskih sistemov loceno oziroma izvajati najprej ppp obraten vrsti red nujno vodi k neuspehu v tem primeru nam namrec sodobna informacijska tehnologija podpira procese ki zajemajo nepotrebne aktivnosti oz aktivnosti ki bi se dale izvajati veliko bolj racionalno velja se poudariti da za uspesno ppp ni nujno potrebno da ji sledi se prenovitev informacijskih sistemov pristop k prenovi poslovnih procesov ozko definirano izboljsanje procesov improvments ta pristop je najmanj radikalen gre za odstranjevanje neucinkovitosti v ozko definiranem poslovnem procesu izboljsanje kvalitete proizvodov znizanje stroskov skrajsanje proizvodnega procesa dosezemo z opuscanjem nekoristnih korakov v procesu poslovno restrukturiranje pravtako temelji na odstranjevanju neucinkovitosti a v vecji meri opustijo se namrec cele operacije in ne samo koraki kljub svoji popularnosti pa ta pristop ne resuje sestavnih probleme podjetja tqm total quality managament popolno izboljsanje procesov pristop uporabimo kadar zelimo resiti sestavne probleme podjetja in ne moremo ali ne zelimo uporabiti popolnega preoblikovanja procesov princip tqm a je postopnost popolno preoblikovanje procesov procesno reinzenirstvo celovita prenova prenova poslovnih procesov popolno preoblikovanje procesov je osredotoceno na radikalne spremembe nekoc ozko definirani posli postajajo vecdimenzionalni linijske hierarhicne organizacijske oblike se zamenjujejo s funkcionalno timskimi kadar govorimo o prenovi poslovnih procesov imamo v mislih torej to cetro radikalno obliko pri vsakem pristopu k prenovi poslovnih procesov so udelezenci prisiljenji razmisljati opazovati komunicirati in delati na nov nacin ta se odraza kot skrtic razvijanje vizije zadovoljajocih rezultatov uporaba kriticnih dejavnikov uspeha uvajanje funkcionalno timskih organizacijskih oblik razmisljanje iznad tradicionalnih okvirjev stopnja tveganja uspesnosti izvedbe projekta celovite prenove poslovanja je neposredno odvisna od naslednjih kriticnih dejavnikov uspeha motivacija vodenje projekta zaupanje pri srednjem in vodilnem kadru vizija usmeritev opredelitev vlog in odgovornosti merljivi rezultati tehnoloska podpora prevzemanje tveganja tqm tqm total quality managament bi v slovenscino lahko prevedli kot popolno izboljsanje procesov zal dobrega prevoda se nimamo zato je kratica ze precej udomacena cilj ki ga zelimo s tqm doseci je navdusevati kupce z odlicnimi izdelki storitvami in podporo ter s stalno pozornostjo za njihove potrebe delovanje tqm a ponazarja slika slika delovanje tqm tqm je oblika kaizna kaizen so uvedli japonci gre za stalno izboljsevanje v katerega so vkljuceni vsi zaposleni ppp in organizacijska sprememba ljudje se praviloma bojimo sprememb in se jim upiramo pri ppp moramo zato veliko casa posvetiti zaposlenim v organizaciji odpor je pogosto posledica nerazumevanja mnogi mislijo da ima s pojmom znizanje stroskov vodilni kader v mislih znizanje plac in zmanjsanje stevila delovnih mest kar v neki meri tudi drzi smoter ppp in tudi prenovitve is je med drugim tudi v zmanjsanju stevila zaposlenih ob ohranjanju istih ravni na podrocjih kvalitete stopnje produktivnosti ipd namen diplomske naloge ni v iskanju vpliva it na podrocje zaposlovanja nedvomno pa je ta velik saj je it znatno bolj prodorna od tehnoloskih sprememb ki so krojile zaposlovanje v preteklosti poleg tega menja delovne pogoje tudi visoko izobrazenim strokovnjakom reakcije na spremembo sirsi opis reakcij na spremembo je podan v razdelku psiholoski vidik zato na tem mestu le na kratko podajam pricakovane odzive zaposlenih sok ljudje si postavljajo naslednja vprasanja od kod je pa to prislo kaj se dogaja to pa ni to s cimer sem se jaz strinjal jeza kadar ljudje oznacijo spremembo kot negativno za njihov polozaj postanejo jezni ponavadi poiscejo krivca v tej situaciji morajo biti vsi vpleteni pazljivi saj ljudje v casu jeze vcasih izrekajo tezke besede ki lahko za dalj casa pokvarijo medosebne odnose zanikanje v tem primeru gre za ograjevanje posameznika od nove situacije ki naj bi po njegovem vodila navzdol tipicna misel ne krivite mene ce ne bo delalo sprejetje slejkoprej ljudje sprejmejo spremembo ali pa zapustijo organizacijo s sprejetjem spremembe se posameznik zacne zavedati tudi svoje nove vloge upravljanje prehoda kljucno vlogo pri prehodu iz starega na nov sistem ima vodilni kader katerega naloga je ustvariti ugodno atmosfero prehod delimo na tri korake prenehanje s starim nacinom poslovanja migracija zacetek novega nacina poslovanja mto definicije metodolologija je zbirka metod za resevanje problemov ki jih upravljamo z naceli in splosno filozofijo za resevanje zadanih problemov tehnika je mnozica natancno opisanih procedur za izvrsevanje standardnih nalog orodje je racunalniski program ki podpira eno ali vec tehnik svetovalna podjetja imajo pogosto lastno metodologijo ppp z uporabo lastnih orodij uporabljajo razne tehnike faze pri ppp kot sem ze omenil se faze pri ppp razlikujejo glede na svetovalno hiso kjub temu pa lahko strnemo razlicne metodologije na sledece faze in aktivnosti kettinger vizija ustanovitev odbora za dolocitev vizije odkrivanje moznosti za prenovitev opredelitev smeri razvoja informacijske tehnologije izbira procesa inicializacija informiranje delnicarjev dolocitev projektne skupine upravljanje projektnega nacrtovanja dolocitev zunanjih procesov in narocnikovih zelja postavitev ciljev spoznavanje dokumentiranje obstojecega procesa analiziranje obstojecega procesa preoblikovanje definiranje in analiziranje novih konceptov procesa izdelava prototipa in podrobnega nacrta novega procesa nacrtovanje cloveskih virov analiziranje in nacrtovanje is migracija reorganiziranje implementacija is uvajanje uporabnikov prekinitev procesa vrednotenje vredotenje delovanja procesov poveza s programom stalnega izboljsanja procesov prilagoditev metodologije in faz pri prilagoditvi metodologije oziroma projektnih faz upostevamo sledece znacilnosti radikalnost prenovitve v primeru izboljsanja procesov ki je najmanj radikalna prenovitev poudarimo tiste aktivnosti ki so pomembne za stalno izboljsevanje procesov dokumentiranje obstojecega procesa analiziranje obstojecega procesa pri celoviti ppp nas zanimajo predvsem aktivnosti s katerimi upravljamo spremembe in oblikujemo nove procese ustanovitev odbora za dolocitev vizije informiranje delnicarjev definiranje in analiziranje novih konceptov procesa izdelava prototipa in podrobnega nacrta novega procesa nacrtovanje cloveskih virov reorganiziranje struktura procesov struktura procesov je pomembna za prilagoditev projekta prenovitve ker so bolj strukturirani procesi lazje razumljivi analizirani modelirani pri strukturiranih procesih poudarimo sledece aktivnosti definiranje in analiziranje novih konceptov procesa izdelava prototipa in podrobnega nacrta novega procesa dokumentiranje obstojecega procesa analiziranje obstojecega procesa vpliv uporabnikov pri nekaterih projektih prenovitve poslovnih procesov je vpliv zunanjih uporabnikov oziroma narocnikov vecji kot sicer v tem primeru pridobi na veljavi aktivnost dolocitev zunanjih procesov in narocnikovih zelja vloga it pri prenovi procesov prenavljanje procesov je vzrok za vse pogostejso uporabo it v zdruzbah informatizacija sodobna it pa je lahko tudi vzrok za prenovo pri prenovi si moramo postaviti vprasanje ali je sodobna it zadosten porok za hitro in ucinkovito prenovo procesov pomembnejse in manj znane tehnike pomembnejse tehnike ki jih uporabljamo pri ppp analiza znanja zaposlenih skills inventory analysis za upravljanje s cloveskimi viri je nujno da vseskozi spremljamo znanja ljudi pri tem ne gre zgolj za formalno izobrazbo temvec tudi za razne tecaje seminarje simpozije srecanja in druga strokovna izpopolnjevanja delfi tehnika delphi technique pri skupinskem podajanju mnenj ljudje radi podlezemo mnenju vecine pri delfi tehniki mnenja posameznikov zbiramo z anketami te nato posredujemo strokovnjakom ki sprejmejo koncne odlocitve in kompromise diagrami podatkovnih tokov dpt data flow diagramming obstaja vec standardiziranih tehnik risanja dpt med njimi pa prednjacita tehniki gane sarson in yourdon demarco z diagramom prikazemo funkcije oziroma procese ter tok podatkov med njimi poleg procesov in toka podatkov sta osnovna gradnika te diagramske tehnike se podatkovno skladisce ter izvor in ponor nacrtovanje dela job design nacrtovanje in specifikacija opravkov vsebina opravkov potrebne kvalifikacije nagrade za opravljanje v delovnem okolju v katerem naj bodo izvedeni nacrtovanje delovnih tokov workflow design s pomocjo orodij modeliramo prenovljene oz preoblikovane delovne procese vec o delovnih procesih pregled is information system walk through po koncanem nacrtovanju informacijskega sistema se formira skupina ki jo sestavljajo upravljalci oz vodilna struktura organizacije razvijalci informacijskih sistemov ter koncni uporabniki naloga skupine je ugotoviti ali so nacrti za is popolni kvaliteteni in v skladu s prejsnjimi fazami pregledna konferenca search conference na pregledni konferenci se zberejo vsi ki so povezani z organizacijo delnicarji upravljalci glavne stranke in dobavitelji na njej dolocijo potrebne spremembe in kako te spremembe doseci rad hiter razvoj aplikacij rapid application design metodologija rad temelji na uporabi preprostih a zmogljivih razvojnih orodij visual objects delphi case orodjih metodologiji jad in prototipnem pristopu povezovalna matrika procesi kriticni dejavniki uspeha the process priotarization matrix slika s povezovalno matriko nadzorno prikazemo kateri procesi so bistveni crka b kateri zazeljeni crka z in kateri nimajo nobenega vpliva prazno pri doseganju kriticnih dejavnikov uspeha organizacije pomembnost procesa preprosto izracunamo tako da crki b pripisemo dve tocki crki z pa eno in tocke sestejemo slika povezovalna matrika proces kriticni dejavniki uspeha simulacija simulation simulacija je ena najpomembnejsih tehnik pri ppp z njo teoreticno preizkusamo delovanje procesov in izvajamo kaj ce analizo s spreminjanjem spremenljivk procesov kot so vlozki izidi cas in razlicni resursi skupno nacrtovanje aplikacij jad joint application design pri tehniki jad se nacrtovanje izvaja na delovnih sestankih na katerih sodelujejo uporabniki in razvijalci kljucni pomen predstavlja aktivno sodelovanje uporabnikov razvijalci imajo samo strokovno in usklajevalno vlogo testiranje sistema system testing techniques tehnika vkljucuje vec vrst testiranja kadar testiramo posamezen program govorimo o testiranju enot sistemsko testiranje pomeni testiranje vseh programov v okviru informacijskega sistema testiranje povezljivosti pa preizkusa medseboj povezane sisteme v primeru testiranja na zahtevo uporabnika govorimo o odobritvenem testiranju viharjenje mozganov brainstorming tehnika temelji na spontanem porajanju idej clanov skupine ideje se samo zbirajo in ne komentirajo udelezenci vidijo ideje ki so jih posredovali drugi in ne vedo za njihove avtorje vizioniranje predvidevanje prihodnosti visioning s to tehniko razvijemo priblizno podobo stanja organizacije v prihodnosti pri prenovitvi poslovnih procesov predvidevamo predvsem nove procese in ze v tej fazi skusamo dognati ter odpraviti razne potencialne ovire nastejmo se nekaj manj znanih tehnikih velja poudariti da bi nekatere od nastetih tehnik sodile tudi v skupino pomembnejsih pac odvisno od konkretnega primera ppp x tehnika x technique to tehniko je razvila svetovalna hisa andersen consulting gre za postavitev ciljev organizacija si postavi cilj da bo s preoblikovanjem procesa ov prisla med deset odstotkov najbolj uspesnih na njenem podrocju aktivnosti po stroskih activity based costing za posamezne procese in podprocese dolocimo stroskovne nosilce nato procese razvrstimo aktivnostno usmerjena tehnika activity based technique modeliranje procesov kjer je poudarek na tradicionalnih ucinkih kakovost stroski cas analiza pozitivnih in negativnih vplivov positive and negative impact analysis s to analizo identificiramo razlicne sile ki se upirajo ali vzpodbujajo implementacijo novega procesa za to tehniko na trgu se ni pravih resitev diagrami sorodnosti afinitete affinity diagramming s to tehniko sortiramo ideje pridobljene pri viharjenju mozganov brainstorming v skupine z diagrami prikazemo tudi razmerja znotraj skupin in med skupinami idef idef je metodologija za analizo in nacrtovanje sistemov ki so jo razvile zracne sile zda idef je modul s katerim zavzamemo funkcionalne potrebe identify what you need modul idefse uporablja za podatkovno modeliranje gre za model entiteta razmerje idefsluzi za simulacijo procesov s cimer ugotovimo obnasanje procesov ter kako se porabljajo viri in informacije v organizaciji idefje diagram prehajanj stanj idefje modul za objektno orientirano podatkovno modeliranje idefpredstavljata podatkovni slovar oz znanje ki je zajeto v ostalih idefmodulih oblikovanje skupine team building technique zaporedje nacrtovanih ukrepov usmerjenih k zbiranju in analiziranju podatkov o delovanju skupine in uvajanje sprememb za povecanje ucinkovitosti njenega delovanja mihelcic problemsko usmerjena skupinska tehnika nominal group technique tehnika odlocanja v skupini ki uporablja dolocena urejena pravila s ciljem zmanjsanja poudarka na medsebojnih stikih z namenom izboljsanja odlocanja v zvezi z moznimi polemicni zadevami mihelcic komunikacijsko usmerjena tehnika commmunication based technique pristop k modeliranju procesov kjer se kot glavni cilj delovanja procesov uposteva zadovoljstvo kupca in je izvajanje vseh aktivnosti v procesu podvrzeno temu cilju pareto diagrami pareto diagramming tehnika temelji na paretovem nacelu da je vecina ucinkov posledica malega stevila vzrokov diagram graficno prikazuje vzroke problemov ki so razvrsceni po destruktivnem ucinku ribja kost fishbone analysis pri spoznavanju problema uporabljamo diagram v obliki ribje kosti z njim analiziramo povezavo med vzroki in posledicami tehnike in orodja za ppp glej tabelo vzroki za neuspesen ppp pri informatizaciji poslovnih procesov se vse bolj uporabljajo case orodja ki pa zal najveckrat avtomatizirajo obstojece delovne postopke posebno zgresen je pristop ki enaci prenovo poslovanja z nakupom sodobne it gre za napacno pojmovanje pomena it kot kljucnega dejavnika pri prenovi ali pa v izkljucni usmeritvi v poslovne procese brez ustrezne obravnave ostalih gradnikov organizacija viri pogost razlog za neuspeh je velik odpor proti spremembam v organizaciji priblizno projektov ppp ne izpolni pricakovanj narocnikov in izvajalcev reid vec kot polovica projektov pa ne doseze vec kot izboljsanja delovanja pred zacetkom prenove moramo nujno preuciti ovire in napake ki vodijo k neuspehu glavne ovire so naslednje odpor proti spremembam prenovitev je v nasprotju z zeljami ljudi omejitve obstojecih sistemov premala podpora vodilnih struktur pomanjkanje administrativnih kompromisov nerealna pricakovanja neuspesnost funkcionalno timske organizacijske sestave neobvladanje projektnega nacina dela neucinkovita komunikacija znotraj organizacije prepozna vkljucitev uporabnikov nastejmo se nekaj napak ki prispevajo k neuspehu pri ppp poskusamo popravljati namesto spreminjati proces ne osredotocimo se na proces prehitro odnehamo oziroma zadovoljimo se ze z pre majhnimi rezultati za vodjo izberemo neprimerno osebo zanemarjamo vrednote znanja in zelje ljudi ki jih ppp zadeva ppp prevec omejimo svetovalne hise prenova poslovnih proces pa je tudi posel po svetu je zraslo mnogo podjetij svetovalnih his ki ponujajo resitve oz pomoc pri prenovi poslovnih procesov nastejmo nekaj najpomembnejsih andersen consultnig cap gemini computer sciences corporation consulting services reengineering d appleton company ernst young international mckinsey company mds computer associates nolan norton co osg re engineering panorama c c for software development test price waterhouse global reid moomaugh associates mnoge informacije o prenovi poslovnih procesov najdete na spletnih naslovih business process change opisi metodologij tehnik orodij priporocam business process reengineering bpr fundamentals temeljin opis ppp bpr homepage business process reengineering kratka predstavitev ppp the hocus pocus of reengineering clanek o ppp reengineering clanek o ppp reengineering success factors clanek o ppp re engineering why it so often fails clanek o ppp why does reeengineering fail clanek o ppp frequently asked questions pogosto zastavljena vprasanja o ppp business process rengineering concepts definitions articles and references metodologija ppp podjetje sysoft gartner group massachusetts institute of technology human and organizational aspects of bpr knjiga o ppp na spletu za knjigo malce neobsirno spisek knjig o ppp reengineering with intranets krajsi clanek b p r in the future komentarji lahko dodate svojega total quality management vse o tqm tqm related web pages povezave tqm tools kratka predstavitev keeping bpr from being tqmed krajsi clanek kje najdem clanke o ppp business process resource center povezave na strani in clanke o ppp reengineering resource center povezave na strani in clanke o ppp bpr on line center povezave na clanke o ppp reengineering tech talk articles clanki o ppp business process reengineering innovation povezave na clanke o ppp