kazalo osnovne informacije o projektih v ms project osnovni gradniki projektnega plana kriticne naloge in poti oblike prikazovanja podatkov o projektu oblike diagramov v ms project prikaz casovne lestvice izdelava porocil in izpisovanje delo z nalogami zacetek in konec projekta vstavljanje nalog in njihovega trajanja dolocevanje trajanja nalog dolocevanje odvisnosti med nalogami dolocevanje kriticnih poti osnovne informacije o projektih v ms project projekt prikazemo kot zaporedje nalog ki imajo omejen zacetek in konec v ms project je vsak projekt predstavljen kot locena zbirka baseline osnovna verzija projekta je posnetek stanja projekta v dolocenem trenutku uporabna je za primerjavo trenutnega plana s kasnejsimi verzijami plana z namenom pregledovanja kaksne spremembe so se zgodile v planu ko je projekt shranjen skupaj s svojo osnovno verzijo se carovnik za planiranje ne bo vec pojavljal obstojeco osnovno verzijo lahko prepisemo z novo verzijo prav tako lahko shranimo nove osnovne verzije osnovni gradniki projektnega plana so naloge z njimi opredelimo kaj je v projektu potrebno izvesti da bomo dosegli cilj projekta ocenjevanje trajanja nalog trajanje ocenjujemo na stiri nacine na podlagi zgodovinskih podatkov najnatancnejse ocene na podlagi podatkov o sodelovanju podatke posredujejo izvajalci podobnih aktivnosti v preteklosti s pomocjo intuicije ocenjevanje nepoznanih tipov nalog mejniki mejnik predstavlja nek dogodek ali pogoj ki oznacuje zakljucitev skupine medsebojno povezanih aktivnosti ali faze uporabimo jih za spremljanje projekta ker mejnik ne predstavlja aktivnosti ki bi se morala izvesti ampak zgolj rok zakljucitve drugih aktivnosti je njegovo trajanje v projektnem planu oznaceno z dolzino dni viri vkljucujejo ljudi uporabljamo splosna imena vlog in ostale vire ki ji opredelimo samo v primerih kadar je zanje potrebno urediti posebne omejitve npr rezervirati konferencno dvorano najeti tiskalnik it programsko opremo strojno opremo prostore ipd konferencne dvorane skladisca vire je v planih potrebno opredeljevati s splosnimi imeni da zagotovimo neodvisnost plana uporabimo analitik namesto janez hocevar kriticne naloge in poti kriticna naloga je naloga ki bi s svojo zakasnitvijo povzrocila zakasnitev celotnega projekta kriticno pot sestavljajo tiste naloge katerih dolzina vpliva na rok zacetka ali konca projekta s tem ko poznamo kriticne naloge in kriticno pot lahko hitro razberemo katerim nalogam bo potrebno pri vodenju projekta posvetiti vec pozornosti metoda cpm critical path method se uporablja za izracunavanje kriticnih nalog in poti v projektu je matematicni model po katerem izracunamo kriticne naloge in poti uposteva odvisnost med nalogami njihovo trajanje in omejitve glede razpolozljivosti virov izracunavanje je pri vecjih projektih zapleteno cpm lahko uporabljamo tudi za izracun zacetka in konca nalog ms project omogoca takojsen prikaz z gantchart wizard orodna vrstica kriticne naloge se prikazejo z rdeco barvo oblike prikazovanja podatkov o projektu vsak projekt lahko opisemo s stevilnimi podatki zato mora biti prikazovanje teh podatkov primerno urejeno prikazovanje je v ms project urejeno v obliki tabel informacije o vec aktivnostih so prikazane v obliki tabele uporabimo kadar zelimo pregledovati podatke o vec nalogah virih ipd hkrati graficnih prikazov diagrami uporabimo jih za preglednejsi prikaz informacij o nalogah virih ipd posameznih oken uporabimo jih za prikaz podatkov o posameznem gradniku nalogi viru ipd nekatere vnaprej pripravljene oblike prikazovanja npr gantov diagram so sestavljene iz vec pogledov hkrati npr prikaz s tabelo in graficni prikaz oblike diagramov v ms project gantov diagram za prikaz casovne razporeditve nalog naloge so prikazane kot pravokotniki vzdolz casovne linije dolzina pravokotnika predstavlja trajanje naloge zelo pregledno lahko z gantovim diagramom prikazemo tudi status projekta v pravokotnikih lahko namrec oznacimo delez opravljene naloge s povezavami med posameznimi nalogami pregledno prikazemo tudi zahteve po zaporedju izvajanja nalog na gantovem diagram lahko prikazemo tudi druge podatke kot je npr viri za izvajanje naloge kriticna pot v projektu ipd pert za prikaz zaporedja izvajanja nalog mrezni diagram prikazuje zaporedje izvajanja nalog v obliki diagrama poteka primeren je za uporabo predvsem takrat ko je pomembno razresevanje medsebojnih odvisnosti nalog in ne toliko casovni okviri izvajanja nalog vsaka naloga je v pert diagramu prikazana kot pravokotnik vozlisce ki vsebuje osnovne informacije o nalogi naloge ki so medsebojno odvisne omejitve glede zacetka in konca izvajanja naloge so povezane s puscicami razporeditve nalog po dnevih task usage pregled po nalogah koliko ur dnevno je razporejenih za izvajanje te naloge sledenje projekta tracking gantt prikaz procentov izvedenosti posamezne naloge graf virov resource graph graficni prikaz obremenjenosti virov tabela virov resource sheet pregled seznama virov omogocen je vnos podatkov o virih poraba virov resource usage tabelaricni prikaz zasedenosti virov pri posameznih nalogah ostali pogledi more views vnaprej so pripravljeni tudi razlicni drugi pregledi ki jih lahko izberemo iz seznama prikaz casovne lestvice v ms project si lahko nastavimo obliko prikazovanja koledarja casovna lestvica je sestavljena iz glavne in podrobne lestvice za obe lestvici si lahko nastavimo podrobnost prikazovanja leto cetrtletje meseci tedni dnevi itd glavna lestvica mora imeti vecjo casovno enoto kot podrobna lestvica nastavitve preko zoom in zoom out ali z dvojnim klikom na podrocje casovne lestvice izdelava porocil in izpisovanje v ms project je pripravljenih cela vrsta pogledov in predlog porocil omogoceno je tudi dodajanje razlicnih informacij na izpise generiranih porocil dodajamo jih v obliki glave in noge porocila vpisovati je mogoce podatke o projektu ime podjetje razlicne podatke o casovnem vidiku projekta pri diagramih lahko dodajamo tudi legendo nastavitve glave noge file page setup predogled porocil view reports delo z nalogami vsako nalogo opisemo z osnovnimi podatki o tej nalogi in sicer ime zacetek konec trajanje prioriteta procent dokoncanja seznam predhodnih aktivnosti seznam virov omejitve izvedbe naloge stf sts podatki potrebni za izracunavanje stroskov opombe prost tekst v primeru da taksna opomba za neko nalogo obstaja se prikaze ikona v koloni z informacijami o nalogah zacetek in konec projekta ob tem ko odpremo nov projekt je potrebno dolociti datum zacetka ali konca projekta odvisno od tega katera informacija nam je poznana izracuni razporejanja nalog temeljijo na podatku ki smo ga vnesli forward scheduling backward scheduling ce datuma ne vnesemo se avtomatsko privzame trenutni datum kot datum zacetka izvajanja projekta splosna informacija o projektu je tudi nastavitev koledarja ur standardni nocne smene nastavitve project project information start in end date podrobnejse lastnosti projekta file properties vstavljanje nalog in njihovega trajanja nove naloge lahko vstavljamo v kateremkoli pogledu ki vkljucuje podatek ime naloge vendar jih najpogosteje vstavljamo v gantovem diagramu v pogledu gantov diagram lahko opisemo posamezno nalogo z neposrednim vnosom podatkov v tabelo do podrobnejsega opisa nalog pridemo preko okna za opis nalog dvojni klik na katerokoli polje izbrane naloge seznam vnesenih nalog lahko spreminjamo in dopolnjujemo vrivanje nove naloge med obstojece naloge lahko na poljubno mesto vrinemo novo nalogo pri tem se identifikatorji id stevilke ostalih aktivnosti ustrezno prestevilcijo izvedba insert new task menjava vrstnega reda nalog dolocamo lahko novo zaporedje nalog izvedba klik na id naloge ki jo zelimo prestaviti nato vlecemo do novega mesta brisanje obstojecih nalog brisemo lahko naloge izmed obstojecih izvedba delete ali edit delete task urejanje nalog v skupine sorodne aktivnosti si lahko uredimo v skupine npr aktivnosti zbiranja zahtev vsaka skupina ima navedeno krovno nalogo ki zdruzuje vse pod naloge grupiranje nalog je razvidno v pogledu gantov diagram tam imamo na razpolago tudi vse opcije s katerimi naloge zamikamo na nizji ali visji nivo cim naslednjo nalogo prestavimo na nivo nizje se prejsnja naloga avtomatsko pretvori v krovno nalogo s tem ko naloga postane krovna naloga se zanjo avtomatsko nastavijo trajanje stroski in ostali podatki tako da odrazajo podatke vseh pod nalog ce zbrisemo vse pod naloge za izbrano krovno nalogo postane ta krovna naloga spet navadna naloga ce zbrisemo krovno nalogo se hkrati zbrisejo tudi vse pod naloge kreiramo lahko tudi krovno aktivnost za celoten projekt to opravimo tako da v tools options view odkljukamo project summary task omogoceno je prikazovanje skrivanje pod nalog s cemer se poveca preglednost plana izvedba puscice v orodni vrstici pri gantovem diagramu oznacevanje nivoja nalog naloge lahko ostevilcimo glede na nivoje stevilke se dodelijo avtomatsko glede na hierarhijo in jih ne moremo spreminjati izvedba tools options view odkljukamo show outline number v outline option okvircku dolocevanje trajanja nalog trajanje nalog vpisemo v tabeli nalog ali v oknu za nastavitve lastnosti posamezne naloge casovne enote za trajanje nalog min hrs day week emin ehr eday ewk crka e pred min predstavlja elapsed time cas v katerega vracunamo vseh ur na dan dni v tednu medtem ko pri navadnem casu upostevamo samo delovne ure ponavljajoce se naloge nalogam lahko dolocimo da se periodicno ponavljajo npr sestanki projektne skupine dolocimo lahko periodo ponavljanja dnevno tedensko mesecno letno in ostale atribute ki so s tem povezani izvedba insert recurring task dolocevanje daljsega trajanja za mejnike trajanje mejnikov je obicajno opredeljeno z lahko nastavimo tudi daljse trajanje ce v oknu za opis naloge pod zavihkom advance odkljukamo mark as milestone dolocevanje odvisnosti med nalogami vrste odvisnosti med nalogami finish to start a se mora koncati da se lahko zacne b mailing lista mora biti dopolnjena preden lahko posljemo posto start to start a in b se lahko zacneta izvajati istocasno razposiljanje vabil in objava na internetu se morata izvesti istocasno finish to finish a in b se morata koncati istocasno priprava prosojnic in priprava gradiva morata biti koncana istocasno start to finish a se ne sme koncati dokler se b ne pricne npr izpiski po starem sistemu se ne smejo prenehati posiljati dokler niso uvedeni izpiski po novem sistemu naloga ki se mora zaceti ali koncati pred neko nalogo se imenuje predhodna naloga predecessor task naloga ki je odvisna od zacetka ali konca predhodne naloge je naslednja naloga successor task izvedba odvisnost dolocamo pri pogledu gantov diagram z misko potegnemo povezavo med dvema nalogama izberemo vse naloge ki jih zelimo povezati in izberemo ikono link veriga na orodni vrstici na podoben nacin tudi brisemo povezave ko so dolocene aktivnosti med seboj povezane se prikazejo med njimi puscice s klikom na posamezno puscico se odpre okno v katerem nastavimo tip povezave z dvojnim klikom na povezavo dobimo njene lastnosti tip fs ss in moznost zakasnitve oz pospesitve izvajanja lag time ce vpisemo pozitivno stevilo se za toliko dni zakasni zacetek izvajanja naslednje aktivnosti v povezavi ce vpisemo negativno stevilo se naslednja aktivnost zacne izvajati toliko dni prej dodajanje hiper povezav posamezni nalogi lahko dodamo tudi hiperpovezavo na dokumente ali web strani ki podajajo dodatne informacije v zvezi s to nalogo izvedba insert hyperlink dolocevanje kriticnih poti kriticne naloge in kriticne poti se izracunajo avtomatsko njihov izracun zahtevamo z zagonom gant chart wizard kriticne poti in naloge se izrisejo z rdeco barvo ostale naloge ostanejo nespremenjene ms project omogoca tudi prikaz vec kriticnih poti ta prikaz si nastavimo pri tools options calculation tab odkljukamo calculate multiple critical paths