projektni dokumentacijski sistem vodenje projektne dokumentacije upravljanje z izdelki projekta projektna dokumentacija splosno izdelki projekta povezanost in odvisnost izdelkov projekta upravljanje in vodenje izdelkov projekta oznacevanje projektne dokumentacije za izvedbo projekta onix oblika dokumentov identifikacijski podatki in predlog sifrantov register dokumentov za izdelke vodenja namen register dokumentov za izdelke vodenja opis projektne dokumentacije obrazci zbirke projektne mape opis vsebine dokumentov za izdelke vodenja arhiviranje projektne dokumentacije namen oblika vsebina razvrstitev projektne dokumentacije organizacija arhiviranja dolocitev dolznosti in pristojnosti oznacevanje arhivirane projektne podprojektne dokumentacije osnovni razpoznavni znaki projektne podprojektne dokumentacije ki jo arhiviramo odgovornost in pristojnost za pripravo in oznacevanje projektne podprojektne dokumentacije prevzem projektne podprojektne dokumentacije v arhiviranje arhivski prostor evidentiranje arhivirane projektne podprojektne dokumentacije periodicno poroc anje o arhiviranju projektne podprojektne dokumentacije izhodiscna stran http iposipis fov uni mb si onixmop projektna dokumentacija splosno projektna podprojektna dokumentacija v nadaljevanju bomo uporabljali kratico pd je skupek podatkov in form obrazcev formularjev racunalniskih zaslonov ki se nanasajo na projek t in projektni proces pd je rezultat razlicnih dejavnosti s pomocjo katerih poteka zbiranje podatkov in se rabi kot osnova za delo in izvajanje dejavnosti vsaka dejavnost v okviru projekta pomeni clen v verigi med koncipiranjem projekta in doseganjem postavljenega cilja vsaka dejavnost projekta podprojekta je zakljucena ko pridemo do dolocenih spoznanj ali dejstev ki smo si jih zastavili za delni cilj na teh spoznanjih bomo gradili dalje zato jih moramo zabeleziti in shraniti tako nastajajo ob d elu posamezni gradniki pd pd ima za vodenje projekta dvojen pomen vsebuje podatke in spoznanja iz ze opravljenih dejavnosti ki so potrebne za nadaljevanje dela ali pa so ze sami po sebi koncen rezultat urejena pd je dokaz za opravljeno delo kvaliteta pd pa kaze na kvaliteto opravljenega dela dokumentacija ki jo podrobno predpisujemo za izdelke vodenja projekta in jo podajamo v registru dokumentov v nadaljevanju je zgrajena tako da ustreza strukturi projekta pri tem moramo poudariti da vsaka dejavnost mora dati kot rezultat ustrezno gradivo s tem ko glavni sistem sistem vodenja vodja projekta ali vodja dejavnosti zadolzi projektni tim ali nosilca dejavnosti ki je odgovoren za projekt oziroma za doloceno dejavnost hkrati naroci izdelavo ustrezne pd izdelki projekta predlagana in pri izdelavi tega gradiva uporabljena metodologija prince project in controled environment metodologija sprejeta za delo v drzavni upravi rs osnutek pozna tri vrst e izdelkov izdelki vodenja nastajajo pri opredeljevanju planiranju spremljanju porocanju in poslovanju projekta v tem gradivu so opredeljena samo pd za izdelke vodenja seznam dokumentov je razviden iz registra dokumentov ki je v podan v nadaljevanju izdelki kakovosti nastanejo pri ocenjevanju kakovosti izdelkov projekta tehnicni izdelki so izdelki zaradi katerih se projekt izvaja za vsako posamezno podrocje vrsto projekta ali celo posamezen projekt jih je potrebno posebej opredeliti povezanost in odvisnost izdelkov projekta v nobenem projektu ne izdelamo samo enega izdelka saj je koncni ciljni izdelek vedno sestavljen iz vec izdelkov najmanj pa ima za posledico se mnogo vodstvenih izdelkov in izdelkov kakovosti ter raznih navodil in specifikacij ki so tudi del koncnega ciljnega izdelka ti izdelki so med seboj povezani in soodvisni samovoljna sprememba kateregakoli od njih bi nujno povzrocila neusklajenost z ostalimi zaradi tega je nadzor nad spremembami izdelkov projekta nujen spremembe nad izdelki projekta vodimo s statusi in verzijami upravljanje in vodenje izdelkov projekta namen upravljanje z izdelki projekta predstavlja v bistvu vodenje do kumentacije o izdelkih projekta ter spremljanje le teh od zacetka do konca in celo po zakljucku projekta z namenom da bi preprecili nepopravljive napake pri izdelavi koncnih izdelkov v splosnem je vodenje izdelkov dokumentacije projekta nadzor nad izdelkom ves cas njegovega razvoja in vseh vidikov izdelave hranjenja in posredovanja s tem zmanjsamo vpliv sprememb na funkcionalnost in karakteristike izdelkov odgovornost za vodenje projektne dokumentacije pri projektu onix prevzame projektna pisarna dejavnosti upravljanje z izdelki projekta zajema stiri glavne dejavnosti oznacevanje izdelkov izdelki projekta se morajo oznaciti po predlogu ki je podan v nadaljevanju nadziranje izdelkov to obsega nadziranje fizicnega dostopa do izdelkov nadziranje spreminjanja izdelkov vzdrzevanja podatkov o izdelkih in priprava porocil o izvedbenih odstopanjih kot so porocilo o problemih med izvajanjem projekta glej vp porocilo o poteku dela vp periodicno porocilo izvedbena odstopanja zahteva po spremembi spremljanje statusa in verzij izdelka iz katerega lahko dobimo podatke o napredovanju projekta kar je v veliko pomoc pri vodenju projekta revizija izdelkov oziroma koncno preverjanje izdelkov koncno preverjanje izdelkov zagotavlja da fizicni status izdelka ustreza opisom in specifikacijam je nujno potrebna vendar draga normalno se izvaja ob zakljucku vsake faze vodja projekta ali projektni svet pa jo lahko zahtevata kadarkoli oznacevanje projektne dokumentacije za izvedbo projekta onix namen projektna podprojektna dokumentacija pd opisuje projekt onix v vseh njegovih podprojektih dejavnostih pri cemer je faza vidna iz oznake dejavnosti statusih in verzijah pomembno je da je pd standardizirana enosmiselno oznacena usklajena z izbranim projektnim informacijskim sistemom in usklajena z metodologijo vodenja projektov v drzavni upravi rs osnutek ki je bila izdelana na osnovi metodologije prince project in controled environment v tem predpisu bomo izdelali in opisali samo register dokumentov za izdelke vodenja in izdelke kakovosti ne bomo pa predpisovali dokumentov za tehnicne izdelke projekta onix za urejeno poslovanje z nastalo pd velja tudi za dokumente tehnicnih izdelkov je predpisan obvezen nabor identifikacijskih podatkov vsak dokument ki nastane v okviru projekta onix ne glede nato ali je nastal kot izdelek vodenja kakovosti ali tehnicni izdel ek mora vsebovati enosmiselno dolocene identifikacijske podatke ki so podani v zaglavju dokumenta v nadaljevanju oblika dokumentov identifikacijski podatki in predlog sifrantov vsak dokument izdelan v okviru projekta onix mora biti skladen z naslednjimi standardi oblika dokumenta format a lahko tudi drugi standardni formati zlozeni na format a robovi levo cm desno cm zgoraj cm spodaj cm pisava oblika arial ce velikost pik urejevalnik ms word za shranjevanje v elektronski obliki in os ms win identifikacijski podatki dokumenta identifikacijski podatki so zdruzeni v zaglavju dokumenta ki je na vsakem dokumentu na vsaki strani dokumenta v obliki tabele z devetimi p olji levo zgoraj projekt oznaka narocnika projekta in oznaka projekta ministrstvo za okolje in prostor republike slovenije mop rs gic projekt za okolje geografskega informacijskega sistema onix levo v sredini podprojekt oznaka je sestavljena iz najvec stirimestne crkovne oznake organizacije ki je izbrana kot odgovorni izvajalec podprojekta in stirimestne oznake podprojekta po sifrantu oznaka izvajalca oznaka podprojekta naziv organizacije naziv podprojekta fov mgmt univerza v mariboru fakulteta za organizacijske vede upravljanje in vodenje management podprojekta onix uirs gppp urbanisticni institut rs g eoinformacijska podpora planiranju in urejanju prostora na ravni lokalne skupnosti igf gpun institut za geodezijo in fotogrametrijo g eoinformacijska podpora upravljanju z nepremicninami bf gpov univerza v ljubljani biotehnicna fakulteta g eoinformacijska podpora okoljskemu vidiku prostorskega planiranja v obcini igf tc institut za geodezijo in fotogrametrijo t raining centre igea sgii igea d o o s lovenska geoinformacijska infrastruktura levo spodaj dejavnost stevilcna oznaka dejavnosti ki izhaja iz plana podprojekta stevilcna oznaka je sestavljena iz stirih numericnih znakov prvi znak oznacuje fazo podprojekta zadnji trije znaki pa oznacujejo stevilko dejavnosti npr faza podprojekta faza projekta onix pripravljalna faza tehnicna faza faza vzpostavitve implementacije faza zakljucka dejavnost rastoce stevilke od zacetka proti koncu podprojekta lahko tudi vmesne stevilke sredina zgoraj naziv dokumenta za izdelke vodenja je naziv dokumenta razviden v sifrantu register dokumentov podan v nadaljevanju sredina v sredini rezervno polje sredina spodaj oznaka dokumenta govoreca sifra s predpisano strukturo sifra je sestavljena iz petih nizov po stiri znake povezanimi z vezno crto znaki so numericni ali velike crke oznaka dokumenta je z ustrezno pripono doc pj tudi ime datoteke v kateri je dokument shranjen na elektronskem mediju primer mgmt vp k oznaka dokumenta opis delne oznake mgmt vp k oznaka po sifrantu podprojekta zgoraj mgmt vp k oznaka po sifrantu faze in dejavnosti zgoraj mgmt vp k oznaka po registru dokumentov za dokumente izdelki vodenja v registru dokumentov mgmt vp k oznaka po sifrant u sestavljenega gradiva in sifrantu dokumenta v sestavljenem gradivu oz zaporedna stevilka dogodka ki ga oznacuje dokument npr zapisnik petega sestanka je lahko tudi interna oznaka ce gre za dokument ki ni v sifrantu dokumentov mgmt vp k status in verzija dokumenta po sifrantu status k je koncept p je predlog z je z akljucek verzija rastoce stevilo n nekaj primerov sgii vp k sgii sifra podprojekta stirje znaki po s ifrantu ce gre za celoten projekt onix je oznaka mgmt ce gre za dokument ki je zanimiv samo za posamezne izvajalne skupine podprojekta ali svetovalce je oznaka intr oznaka intr velja samo v okviru dolocenega podprojekta sifra dejavnosti je faza vzpostavitve implementacije projekta onix je zaporedna stevilka dejavnosti ce je dokument na nivoju podprojekta kot celote je oznaka ce je na nivoju tretje faze kot celote je oznaka vp sifra obrazca ki v sifrantu oznacuje »periodicno porocilo« stevilka sestavljenega gradiva in stevilka dokumenta v tej dejavnosti v nasem primeru je to cetrto zaporedno porocilo o izvajanju te dejavnosti lahko bi bil cetrti zapisnik vabilo k status k je koncept verzija sifra je delno govoreca in pokaze strukturo tako z njeno pomocjo dobimo odgovore na razlicno postavljena vprasanja npr ce zelimo dobiti vse dokumente ki govorijo npr o zakljuceni fazi celotnega projekta onix po vseh podprojektih vzamemo dokumente z oznako vp z zakljucek in zadnja verzija ce zelimo vse zapisnike sestanka za podprojekt management vzamemo mgmt vp z ce zelimo dobiti vsa porocila o poteku dela na projektu za fazo vzpostavitve vzamemo vp k koncept in zadnja verzija desno zgoraj kraj in datum kraj kjer je bil dokument kreiran in datum nastanka oziroma zadnjega popravka dokumenta to polje izpolni avtor dokumenta ob nastanku oziroma spremembi dokumenta desno v sredini avtor priimek in ime osebe ki je zadnja spremenila dokument desno spodaj stran strani pomeni stevilko tekoce strani stevilo vseh in se kreira avtomatsko privzeto polje podatki na zadnji strani dokumenta spodaj prejmejo ime in priimek ustanova naslov ime priimek mop tapata ime priimek fov tapata ime priimek tapata arhiv mop naslov priloge priloga oznaka je sifra dokumenta ali opis priloga podpisnik l r ime priimek za interno dokumentacijo ne zahtevamo lastnorocnega podpisa moznost prenosa preko elektronskih medijev za dokumentacijo ki se arhivira porocila zapisniki pa je podpis obvezen to velja se posebej za porocila s statusom z zakljucno porocilo katerega mora poleg odgovornega vodje podpisati tudi odgovorni za kakovost izdelka register dokumentov za izdelke vodenja namen za dosego postavljenih ciljev proje kta onix so oblikovani obrazci dokumentov za izdelke vodenja ki so uvrsceni v »register dokumentov« v register dokumentov za izdelke vodenja so uvrsceni dokumenti ki so podani v prilozeni tabeli v tabeli so poleg navedenih dokumentov ki jih predpisuje metodologija prince oznake in nazivi obrazcev so nespremenjeni navedeni tudi dokumenti ki so potrebni za vodenje poslovanja in arhiviranja projektne dokumentacije v projektu onix ker je poslovanje in arhiviranje je v omenjeni metodologiji pomanjkljivo obdelano smo to posebej pazljivo obdelano v tekstu ki je podan v nadaljevanju register dokumentov za izdelke vodenja oznaka obr dokumenta naziv obr dokumenta dokument uporabljen za vp obrazec za prosto besedilo skupni vp projektna definicija opredelitev vp opis izdelka planiranje vp zapisnik spremljanje vp vabilo spremljanje vp spremljanje izdelave izdelka spremljanje vp soglasje za nadaljevanje dela spremljanje vp porocilo o poteku dela porocanje vp vrednostna ocena projekta porocanje vp ocena po izvedbi projekta porocanje vp periodicno porocilo porocanje vp evidenc na knjiga obvestil poslovanje arhiv vp obvestilo o novi spremenjeni ali ad acta dokumentaciji poslovanje arhiv vp evidencni karton arhiva poslovanje arhiv opis projektne dokumentacije projektno dokumentacijo sestavljajo obrazci formularji zbirke projektne mape gradiva sestavljena gradiva obrazci za obrazec je znacilna struktura podatkov ki je jasno opredeljena in za vec jo skupino enotna za vodstvene izdelke projekta so obrazci opisani in prikazani in nadaljevanju vsi obrazci so shranjeni na elektronskem mediju pod oznako npr mgmt vpxy z doc oziroma vpxy zbirke pogosto moramo na isti nacin dokumentirati vec elementov sistema npr zapis vseh sestankov v projektu opis vseh dejavnosti v projektu ker so to opisi istega koncepta jih je smiselno zloziti na enem mestu in po enem kriteriju urediti da opis danega elementa hitreje najdemo vecina izpolnjenih obrazcev je zbrana v zbirkah ni odvec poudariti da posamezen opis elementa zbirke ni nujno na enem samem obrazcu ampak je lahko sestavljen iz razlicnih dokumentov projektne mape vzpostavitev in zdruzevanje projektnih map nam sluzi za arhiviranje nadzor sprememb in nadzirano izdajo vseh dokumentov ki nastanejo v casu izvajanja projekta projektne mape pokrivajo tri glavna podrocja izvajanja projekta in to vodenje projekta vodenje izdelave izdelkov in vodenje nadzora kakovosti za kreiranje in vzdrzevanje projektnih map je odgovoren vodja projekta oziroma podprojekta funkcija vodenja projektnih map oziroma projektne dokumentacije pa lahko prevzame tudi projekt na pisarna z ozirom na ze omenjena tri podrocja vodenja vzpostavimo in vzdrzujemo tudi tri vrste map vodstvene mape mape ciljnih izdelkov in mape kakovosti vodstvene mape vodstvene mape vsebujejo vodstvene izdelke ki nastanejo v casu projekta ti izdelki vsebujejo podatke o organiziranosti planiranju in nadziranju projekta vodstvene mape delimo na vodstveno mapo projekta ki vsebujejo podatke o projektu kot celoti in vodstvene mape podprojekta ki vsebujejo podatke o posameznih podprojektih vzdrzevanje vodstvene mape projekta vodstveno mapo projekta vzpostavi vodja projekta v prvi fazi projekta mapa naj bo sestavljena tako da jo bo mozno oznaciti z imenom projekta in jo vedno prepoznati kot vodstveno mapo projekta mapa naj vsebuje sledece odseke locene s posebej oznacenimi stranmi organiziranost v tem odseku je opisana organizacijska struktura projekta ki vsebuje strukturo porocanja ter opisi nalog in odgovornosti organizacijsko strukturo projekta predpise tim za implementacijo projekta tip plani ta odsek vsebuje kopije planov projekta plani so dopolnjeni s trenutnimi podatki takoj ko so ti na voljo nadziranje vsebuje podrobnosti s sestanka za zacetek projekta periodicnih sestankov sestanka za zakljucek projekta in kopije razlicnih porocil o prevzemu ter porocil o napredovanju projekta odgovornost za vodstveno mapo projekta za vzdrzevanje vodstvene mape projekta je odgovoren vodja projekta ob sodelovanju vodij podprojektov v kolikor bo dogovorjeno lahko te naloge izvaja tudi projektni tajnik projekta ki skrbi za elektronski arhiv izdelane projektne dokumentacije v takem primeru mora biti vzdrzevanje urejeno tako da imata vodja projekta in vodja podprojekta popoln dostop do vodstvene mape projekta vzdr zevanje vodstvene mape podprojetka vodstveno mapo podprojekta vzpostavi vodja podprojekta na zacetku vsakega podprojekta vsebuje naslednje odseke organiziranost v tem odseku se nahajajo vsi statusi in verzije organizacijske strukture podprojekta ki nastanejo v casu njegovega izvajanja za pravilno arhiviranje je odgovoren vodja podprojekta plani ta odsek vsebuje dopolnjene plane podprojekta za kar sta tedensko odgovorna projektni tajnik projekta in vodja podprojekta v ta odsek se shranijo tudi vsi izvedbeni plani podprojekta nadziranje vsebuje porocila o poteku dela in zapisnike vseh sestankov ob vmesnih ocenjevanjih faz in podprojekta izdelki tu se arhivirajo kontrolni seznami vodstvenih izdelkov in dopolnjeni vodstveni izdelki ko so na razpolago seznami opravil ali dnevnik v tem delu ima vodja podprojekta shranjene podatke o prispetju periodicnih in drugih porocil belezke vsebujejo kopije vseh belezk ali drugih zapisov povezanih s podprojektom v mapo se vstavijo vsi potrebni prazni standardni obrazci podani v registru dokumentov za vodstvene izdelke v kolikor bo dogovorjeno lahko projektni tajnik projekta zagotovi da se zahtevani obstojeci material kopira iz vodstvene mape projekta v vodstve no mapo podprojekta odgovornost za vodstveno mapo podprojekta za pravilno vzdrzevanje vodstvene mape je odgovoren vodja podprojekta pri ureditvi vzdrzevanja vodstvene mape podprojekta mora imeti vodja podprojekta zagotovljen poln dostop do vodstvene map e projekta mape ciljnih izdelkov podatki o ciljnih izdelkih se nahajajo v mapah ciljnih izdelkov in vsebujejo podrobnosti o izdelkih podprojekta te mape vsebujejo celoten razvoj izdelkov za izdelke ki ne morejo biti fizicno shranjeni v teh mapah ali pa so shranjeni loceno zaradi varnosti ali svoje obcutljivosti se v njih nahaja samo zapis kje se ti izdelki nahajajo vzdrzevanje mape ciljnih izdelkov mape ciljnih izdelkov morajo biti oblikovane tako da lahko vanje shranimo tiste izdelke ki jih lahko fizicno arhiviramo v mape zapise o tistih ciljnih izdelkih ki jih ne moremo fizicno arhivirati povejo pa nam kje so ti izdelki arhivirani ali shranjeni vsa porocila o odstopanjih od specifikacije mape ciljnih i zdelkov se bodo od podprojekta do podprojekta razlikovale zato se oblikujejo glede na zahteve podprojekta zato ni mogoce predlagati standardne strukture te mape odgovornost za mape ciljnih izdelkov za vzpostavitev in vzdrz evanje mape ciljnih izdelkov in vseh morebitnih map s prejsnjimi verzijami izdelkov je odgovoren vodja podprojekta mapa kakovosti vsebuje podrobnosti o ocenjevanju kakovosti izdelkov podrobnosti o izvedbenih odstopanjih ki se pojavijo v casu proj ekta in zapis o tem kako so bili v zvezi s tem problemi reseni vsebina mape kakovosti je opisana v poglavju za vsebino mape je odgovorna svetovalna organizacija igea opis vsebine dokumentov za izdelke vodenja opis posameznih dokumentov iz registra dokumentov je izdelan posebej in je dosegljiv tudi v elektronski obliki na ta nacin udelezencem v projektu sluzi kot vzorec sablona s pomocjo katerega lahko kreirajo lastne dokumente na vzorcih je prilozeno tud i navodilo za kreiranje dokumenta oznaka vzorca posameznega dokumenta je mgmt vpxy z izdelani in prilozeni so vzorci naslednjih dokumentov oznaka dokumenta naziv dokumenta datoteka v kateri je vzorec dokumenta vp zapisnik mgmt vp z doc vp vabilo mgmt vp z doc vp opis izdelka mgmt vp z doc vp porocilo o poteku dela mgmt vp z doc vp spremljanje izdelave izdelka mgmt vp z doc vp soglasje za nadaljevanje dela mgmt vp z doc vp obrazec za prosto besedilo mgmt vp z doc vp projektna definicija mgmt vp z doc vp vrednostna ocena projekta mgmt vp z doc vp ocena po izvedbi projekta mgmt vp z doc vp periodicno porocilo mgmt vp z doc vp evidencna knjiga obvestil mgmt vp z doc vp obvestilo o novi spremenjeni ali ad acta dokumentaciji mgmt vp z doc vp evidencni karton arhiva mgmt vp z doc dokumente ki niso prilozeni v obliki vzorca udelezenec v projektu kreira sam na podlagi obrazca vp oblika klasifikacija in vsebina morajo biti v skladu s poda nimi navodili nekateri dokumenti so izdelani tudi s pomocjo racunalniskega orodja za podporo projektnega vodenja ca superproject ti dokumenti so priloge dokumentom iz registra dokumentov oblika oznacevanje in vsebina je v skladu s podanimi navodi li vzorci so na voljo tudi v elektronski obliki arhiviranje projektne dokumentacije projektna dokumentacija v nadaljevanju pd v elektronski polaktivni in pasivni obliki se arhivira na mop rs gic namen organizacijski predpis ureja organizacijo arhiviranja dolznosti in pristojnosti prevzem projektne dokumentacije pd v arhiv urejanje evidentiranje arhivskega gradiva hranjenje in varovanje arhiviranega izposojanje iz arhiva in izlocanje gradiva iz arhiva v arhivu se hrani pd izdelana v projektu onix oblika oblika dokumentacije formati dokumentov v mapah registratorjih ali sveznjih in listi do formata a razgrnjeni ali zviti v zvitke ter na disketah zgoscenkah in na magnetnih trakovih ki so produkt racunalniskega projektiranja vsebina vsebina projektne dokumentacije javne listine lokacijsko gradbeno in uporabno dovoljenje soglasje zapisniki prostorski plani urbanisticne zasnove krajinske zasnove interna dokumentacija razpisi pogodbe odlocitve o izboru pd idejni projekt projekt za izvedbo projekt izvedenih del razvrstitev projektne dokumentacije pogostost poseganja v arhiv in veckratna uporabljenost v arhivu shranjene pd narekuje razvrstitev pd na aktivna pd ta se hrani v casu nastanka pri izvajalcu in se dopolnjuje elektronsko arhiviran pd ta se hrani v elektronski obliki v skupni bazi podatkov polaktivna pd ta se izloci iz aktivne ker je delo na projektu podprojektu delno koncano pd ki nastane v dejavnosti fazi posegi vanj so pogosti kljub zakljucenem postopku ta pd se arhivira v arhivu mop rs gic kot dokaz za opravljeno delo na projektu pasivna pd ceprav so posegi vanjo redki jo arhiviramo v arhivu mop rs gic ker mora ostati trajna v ta del arhiva arhiviramo vso ad acta pd gradivo brez vrednosti in sicersnje gradivo neodvisno od pd se pojavlja kot osnova za nastanek dokumenta ce je shranjen izvirni dokument za katerega je nastajalo izgubi uporabno vrednost do takrat pa se lahko arhivira pri izvajalcu oziroma v arhivu mop rs gic odbiranje pd od gradiva brez vrednosti izvaja dokumentalist ki je pristojen za arhiv organizacija arhiviranja dolocitev dolznosti in pristojnosti aktivna pd se hrani v prostorih izvajalca podprojekta ki ga uporablja v tem organizacijskem predpisu poslovanja s tem gradivom ne bomo podrobno opisovali ker je to v pristojnosti vodje podprojekta pd mora vodja podprojekta sproti zaradi njene urejene e vidence in pogodbenih zahtev sproti izlocati v polaktivni arhiv ki je namescen pri vodstvu projekta onix na mop rs gic pred oddajo jo vodja podprojekta pd uredi in pripravi tako da jo zlozi in poveze ter izdela dokument ciljnega izdelka to pa so lahko pd vodstvenega izdelka izdelki kakovosti in tudi tehnicni izdelki ki so nastali v okviru dejavnosti faze oziroma podprojekta seznam prilozenih dokumentov ta seznam je potrebno izdelati v kolikor je oddana pd obsezna in s tem nepregledna dokument vp obvestilo o novi spremenjeni ali ad acta dokumentaciji dokumentalist ki je odgovoren za polaktivni arhiv pd le te brez prilozenih navedenih dokumentov ni dolzen prevzeti o tem obvesti vodstvo projekta onix oznacevanje arhivirane projektne podprojektne dokumentacije projektna podprojektna dokumentacija javne listine interna dokumentacija v nadaljevanju projektna dokumentacija pd je oznacena s sistemom crk in stevilk pd je poleg predpisanih oznak ki so vezane na oznacevanje projekta onix lahko tudi »interno oznacena« interne oznake pd ki so lastne izvajalnim organizacijam ne morejo nadomestiti stevilcnega sistema projekta onix to pomeni da mora vsak dokument vsebovati podatke ki so predpisani za glavo dokumenta najpomembnejsa je oznaka dokumenta kot sledi mgmt xxxx vpxx xxxx kxxx oznaka statusa in verzije oznaka sestavljenosti gradiva oziroma zaporedna stevilka dogodka oznaka dokumenta oznaka faze in dejavnosti v okviru faze znaka podprojekta pd mora biti pred oddajo dokumentalistu ki je odgovoren za arhiv urejena popisana ter zavarovana pred mehanskimi poskodbami v mapah registratorjih ali skatlah kjer je tudi zascitena ce je primerno vstavljena risano gradivo se shrani v omarah visece ali zvito v zvitke primerno vstavljeno v kartonske skatle ali tulce diskete ali magnetni trakovi produkti racunalniskega projektiranja se shranijo zasciteni v arhivski omari popis vsebine mape registratorja ipd mora biti podan na listu v mapi oziroma registratorju ipd popisni list je vlozen na zacetku pd tako je mozno preveriti istovetnost vsebine pd in popisa prevzema pd v arhiv osnovni razpoznavni znaki projektne podprojektne dokumentacije ki jo arhiviramo za manipulacijo s pd v arhivu je potrebno napisati in gradivu priloziti tudi dokument vp obvestilo o novi spremenjeni ali izloceni tudi ad acta dokumentaciji v dokument vp evidencna knjiga izdanih obvestil glej opis dokumenta se vpisujejo podatki ti so vodeni racunalnisko ki jih potrebujemo za nadzor nad stanjem pd na celotnem projektu onix odgovornost in pristojnost za pripravo in oznacevanje projektne podprojektne dokumentacije evidentiranje po katerem se bo v arhivu neka dokumentacija ki je ze arhivirana iskala se bo v tem predpisu posebej opisala za pravilno oznacevanje pd je zadolzen vodja posameznega podprojekta pristojni za arhiviranje v mop rs gic prevzame pd v arhiviranje tako da preveri istovetnost posredovane pd s seznamom vsebino prilozenih dokumentov in dokumentom vp obvestilo o novi ali spremenjeni ali ad acta dokumentaciji za vsako pozici jo navedeno v obvestilu izdela vp evidencni karton arhiviranja eka s tem dejanjem je novo sprejeta pd arhivirana tako da jo kasneje lahko najdemo in uporabimo glej navodila v prilogi in blok diagram procesa arhiviranja pd ob uporabi izposoji kopiranju arhivirane pd mora dokumentalist zahtevati od uporabnika da mu pri prejemu podpise prejem na eka tako dokumentalist evidentira dvige prav tako pa tudi izlocanje in unicenje pd in to samo na podlagi izdanega ustrezno izpolnjenega obvestila ker je bistvo arhiviranja pd njeno varovanje mora biti nadzorstvo nad arhivom in obvestili dokumentalistova dolznost vpis starega stanja v spremembi dvignjene pd je v pristojnosti dokumentalista dokumentalist tako zagotavlja identiteto in zascitenost or iginala pd prevzem projektne podprojektne dokumentacije v arhiviranje ce ni drugacnega nadzora nad predajo mora dokumentalist pred sprejemom pd v arhiv pregledati ali je pd opremljena v skladu z navodili ali je seznam pd usklajen s prilozenim gradivom pd ki ni urejena in popisana v skladu z navodili se ne sprejme z navodili o hrambi arhiviranega gradiva se doloca tudi razvrstitev po podprojektih in mapah fasciklih predalih sifra opreme namenjene z a opremljenost arhivskega prostora je naslednje oblike in po vsebini razlicna tako imamo za a polje arhiv v evidencni knjigi obvesti naslednjo sifro a z vpxx kje pomeni a arhivski prostor lahko jih je vec a z kjer je postavljena oprema z oznaka crka opreme kjer se razlicne oblike pd arhivirajo lahko jih je vec a b c z tako imamo omaro za mape fascikle imamo pa lahko tudi predalnike za arhiviranje disket zgoscenk magnetnih trakov svitkov ipd vpxx oznaka dokumenta vzeta iz registra dokumentov za izdelke vodenja to je oznaka zbirke dokumentov npr vp vp vp vp v tej zbirki se arhivirani dokument nahaja b polje arhiv v evidencnem kartonu arhiva naslednjo sifro ki ima obliko n n x n a z in pomeni n zaporedna stevilka vpisa leto vpisa n zaporedna tekoca stevilka arhiviranega gradiva na podprojektu x podprojekt x stevilcna oznaka podprojekta pri tem velja naslednji sifrant mgmt gppp gpun gpov tc sgii n stevilka mape podprojekta mape fascikli se znotraj podprojekta stevilcijo od n a z a arhivski prostor lahko jih je vec a z kjer je postavljena oprema z oznaka crka opreme kjer se razlicne oblike pd arhivirajo lahko jih je vec a b c z tako imamo omaro za mape fascikle imamo pa lahko tudi predalnike za arhiviranje disket zgoscenk magnetnih trakov svitkov ipd arhivski prostor prostori arhiva morajo biti zavarovani pred poskodbami izgubo in unicenjem pd oprema v njih namenjena za vlaganje in pregled arhiviranega gradiva in zavarovana pred vlago funkcija arhiva je pregledno shranjevanje aktivne in potem arhivirane pd arhiv predstavlja vsa skladisca omare predal niki ki so namenjena za shranjevanje pd ustrezati mora naslednjim normativom dostopnost za manipulacijo z gradivom opremljenost z opremo za odlaganje razvrscanje oprema mora biti oznacena tako kot je predpisano s tem predpisom onemogocenost da pride v stik s prahom plinom ali soncem opremljeno z javljalcem pozara in varovanje pred vlomom evidentiranje arhivirane projektne podprojektne dokumentacije stanje pd se vodi v naslednjih evidencah o prejetem gradivu o izposojenem gradivu o izlocenem in unicenem gradivu evidenco o prevzeti pd sestavljata popis dokumentov pd ki je bil sprejet ob prevzemu v arhiv in v arhivu evidencna knjiga obvestil ki je vodena racunalnisko evidencna knjiga obvestil in evidencni kartoni ki jih bo izpolnil dokumentalist ob manipulaciji pd identificirajo pd v arhivu kartoni se vlozijo v kartoteko zbirko urejeno po projektu oziroma podprojektih in veljavnih oznakah o izposojenem gradivu se vodi e videncni karton arhiva ki se za vsak dvig izpolni z datumom z navedbo priimka izposojevalca in njegovim podpisom potrdi prejem v evidencni karton arhiva se posebej ob vsakem vrnjenem originalnem gradivu vpise datum vrnitve posebna procedura se v arhivu izvaja zaradi vpisanih sprememb te se vodijo preko oznacevanja statusov koncept predlog zakljucek in verzij ob vrnitvi originala je povzrocena sprememba lahko za pd tako bistvenega pomena da je v starem originalu povzrocila novo pd odlocitev kdaj je dokumentacija nova in ne le spremenjena je v prisotnosti vodja podprojekta izlocevanje gradiva se izvede le na osnovi prejetega obvestila o ad acta pd kjer vodja podprojekta vpise pod rubriko opis da je potrebno pd izlociti izlocanje je razvidno tudi iz evidencne knjige obvestil izloceno pd dokumentalist fizicno oddvoji na poseben oznacen prostor v arhivu izlocene pd dokumentalist brez pismenega naloga prilozen mora biti seznam dokumentov za unicenje vodja projekta onix ne sme uniciti periodicno porocanje o arhiviranju projektne podprojektne dokumentacije dokumentalist mora na obrazcu vp porocilo o poteku dela izpolni le dolocena polja v tabeli z besedico da porocati o prejeti in arhivirani projektni dokumentaciji glej blok diagram v nadaljevanju porocilo izdela na osnovi prejetih vp in vp ki so bili prejeti in arhivirani v dolocenem casovnem obdobju za katerega se izdeluje navedeno porocilo mora posredovati projektnemu tajniku projekta do datuma dolocenega v projektni definiciji obicajno je za porocanje dolocen dan v tednu fakulteta za organizacijske vede laprois