prenovitev informacijskih sistemov upravljanje delovnih postopkov vsebina poglavja opredelitev osnovnih pojmov modeliranje delovnih postopkov povezave upravljanje delovnih postopkov workflow managament predstavlja tehnoloski cilj prenove poslovnih procesov ob tehnoloskem vidiku pri prenovi poslovnih procesov sledimo se vsebinski cilj tega smo ce opisali kot optimizacijo in racionalizacijo procesov ki se mora dokazati v znizanih stroskih skrajsanih casih visji kakovosti ipd opredelitev osnovnih pojmov izraz workflow se v strokovni literaturi uporablja v dveh pomenih vintar kot disciplina ki se ukvarja s preucevanjem in analizo delovnih postopkov kot izraz za programska orodja za analizo in upravljanje delovnih postokov v obeh primerih zasledimo pojem delovni postopek delovni postopek delovni proces pretok dela je koordiniran niz medsebojno povezanih aktivnosti ki se izvajajo z namenom da bi dosegli niz skupnih ciljev proizvod ali storitev aktivnost je koncno zaporednje korakov oziroma operacij ki ob uporabi razlicnih vrst virov ljudje strojna oprema podatki in informacije pretvarjajo vhodne kolicine v izhodne upravljanje delovnih procesov je planiranje kontroliranje in izvajanje poslovnih procesov programska orodja ki podpirajo te naloge imenujemo sistemi za podporo delovnim postopkom workflow systems v grobem jih delimo na dve skupini orodja za analizo in modeliranje delovnih postopkov ki so tudi orodja za prenovo poslovnih procesov business process reengineering systems bpr tools npr actionworkflow orodja za upravljanje krmiljenje delovnih postopkov workflow managament systems c wfms najbolj znana orodja so cse workflow staffware flowmark linkworks cikel upravljanja delovnih postopkov slika cikel upravljanja delovnih postopkov kot je prikazano na sliki se naloge planiranje kontroliranje in izvajanje vrsijo v okviru sledecih faz nacrtovanje in modeliranje izvajanje analiziranje in ocenjevanje ter zacetno analiziranje obstojecega stanja zacetna analiza obstojecega stanja v tej fazi se nimamo racunalnisko podprtega upravljanja delovnih postopkov procese in aktivnosti ovrednotimo glede na casovni stroskovni in kolicinski vidik analiza nam omogoca ugotavljanje nepotrebnih podvajanj dela nepotrebnih aktivnosti in ozkih grl v postopkih nacrtovanje v fazi nacrtovanja z orodji za analizo in modeliranje delovnih postopkov modeliramo preoblikovane oz prenovljene delovne postopke orodja imajo obicajno vgrajene module za analizo in simulacijo s katerimi preverjamo doslednost in ucinkovitost postavljenih modelov k nacrtovanju sodi tudi postavljanje operativnih ciljev kot je na primer skrajsanje celotnega casa za sodobne pristope modeliranja delimo na dve skupini aktivnostno usmerjene activity based pri modeliranju posvecamo pozornost tradicionalnim ucinkom kakovosti kakovost stroski cas komunikacijsko usmerjene communication based pri tej skupini je glavni cilj delovanja postopkov zadovoljstvo kupca danasnja orodja ta pristop redko podpirajo izvedba v tej fazi uporabljamo orodja sisteme za upravljanje delovnih postopkov z njimi uvedemo in izvajamo delovne postopke zal moramo ponovno modelirati procese na nacin ki ga orodje razume to pomeni podvajanje dela zato so ce dalj casa prisotne tecnje za integracijo orodij za analizo in modeliranje delovnih postopkov in orodij za upravljanje delovnih postopkov analiza in ocenjevanje z orodji za upravljanje delovnih postopkov zbiramo neposredno merljive vrednosti cas kolicina poraba virov in izracunavamo posredno merljive vrednosti stroske zbrani podatki so uporabni tako na takticno c operativni ravni kot na strateski ravni obcutno pa je pomanjkanje standardov ki bi predpisovali katere podatke in kako podrobno naj bi jih ta orodja zbirala tipi delovnih postopkov delovne postopke delimo glede na predvidljivost dogodkov in mocnost prozenja naslednje aktivnosti z rezultati predhodne na ad hoc administrativne in avtomatizirane ad hoc delovni postopki nimajo nekega vnaprej predvidljivega vzorca izvajanja in zaporedja aktivnosti zahteve za posamezno aktivnost so v veliki meri odvisne od osebne presoje in odlocitve administrativni delovni postopki so ponavljajoci se predvidljivi procesi vsakic se izvedejo na enak nacin zaporedje aktivnosti je vnaprej doloceno in podrobno opisano s pravili avtomatizirani delovni postopki so po strukturi enaki administrativnim vendar jih lahko v celoti avtomatiziramo to je mogoce saj za razliko od administrativnih ne vsebujejo cloveskih aktivnosti sistemi za upravljanje delovnih postopkov workflow managament systems sistemi za upravljanje delovnih postopkov so sistemi ki z uporabo informacijske tehnologije nadzirajo in usmerjajo delovni proces od ene aktivnosti do druge oziroma od enega udelezenca procesa do drugega njihova naloga pa ni zgolj sledenje in nadziranje postopkov izvajanje postopkov morajo tudi podpirati oziroma olajsati zato morajo obvescati uporabnika kdaj je potrebno izvesti doloceno aktivnost zagotoviti uporabniku ustrezna programska orodja da lahko opravi zahtevano nalogo zagotoviti ustrezne podatke ki jih tako orodje potrebuje in omogociti udelezencu da vidi kam sodijo njegove naloge v okviru celotnega procesa modeliranje delovnih postopkov modeliranje procesov zajema modeliranje dinamicnih lastnosti informacijskega sistema in organizacije same leben z njihovim modeliranjem posredno opredeljujemo tudi poslovna pravila oziroma pravila obnasanja obravnavanega sistema ne glede na to kaksne metode in tehnike uporabljamo za modeliranje se moramo zavedati da modeliranje in uvajanje sistemov za upravljanje delovnih postopkov nista sama sebi namen namem je v prenovi ali vsaj optimizaciji obstojecih procesov klasicne metode in tehnike modeliranja procesov pogosto se uporablja kombinacija diagrama podatkovnih tokov data flow diagram in diagrama poteka flowchart za vkljucitev dodatnih procesnih elementov kombiniran diagram dopolnimo z diagramom prehajanj stanj state transition diagram diagramom vlog udelezencev role activity diagram pozitivna stran klasicnih tehnik oz orodij ki jih podpirajo je preglednost jasnost in enostavnost zal omogocajo zgolj omejeno shranjevanje informacij v podatkovni slovar ali pa se tega ne npr izvrsten visio opisan problem upesno resujejo sistemi za upravljanje delovnih postopkov ta orodja so na graficnem podrocju morda za odtenek za klasicnimi vendar znajo opredelitev procesa sama prevesti v izvajalno kodo eepc eepc extended event driven process chain je tehnika modeliranja procesov primer uvaja naslednje temeljne koncepte modeliranja procesov aktivnost je koncno zaporedje korakov oziroma operacij ima casovno komponento dogodek je bodisi rezultat aktivnosti ali impulz ki sprozi aktivnost definiramo ga kot pojav nekega objekta ali kot spremembo stanja objekta dogodke delimo glede na nastanek na zunanje notranje in casovne poznamo se zacetne in koncne dogodke ki opredeljujejo zacetek oz konec postopka krmilni tok prikazuje potek procesa tocke razvejitve in zdruzevanja oznacujejo tocke kjer se kontrolni tokovi razvejijo oz zdruzijo logicni in pomeni da morajo nastopiti vsi tokovi logicni ali da lahko nastopi poljubna kombinacija tokov in logicni x ali da lahko nastopi samo eden od tokov vloga izvajalec predstavlja subjekt ki aktivnost izvaja oz je zanjo odgovoren subjekt je lahko posameznik skupina ljudi organizacijska enota delovno mesto informacijski objekt sporocilo je bodisi sporocilo v kakrsnikoli obliki ustno dokument e posta ali pa zbirka podatkov ki lahko oznacuje kakrsnokoli evidenco podpostopek oz povezava z drugimi postopki v diagramu postopka pogosto neko zaporedje aktivnosti prikazemo kot podpostopek prvi vzrok je v tem da dela postopka zaradi preglednosti ne moremo predstaviti znotraj trenutnega diagrama drugi vzrok je v odpravi ponavljajocih se zaporedij aktivnosti graficni simboli s katerimi predstavimo opisane koncepte so prikazani v tabeli tabela koncepti modeliranja procesov pri zapletenejsih postopkih postane model nepregleden zato model razdelimo na funkcijski vidik predstavlja potek postopka ki je opredeljen z aktivnostmi kontrolnimi tokovi in logiko povezovanja med aktivnostmi podatkovni vidik sestavljajo ga informacijski objekti in dogodki organizacijski vidik predstavlja izvajalce vloge v povezavi z organizacijsko strukturo kontrolni vidik vzpostavlja celoto s povezovanjem nastetih vidikov objektno usmerjeno modeliranje postopkov objektno usmerjeno modeliranje procesov sledi splosnim nacelom objektnega modeliranja pri razvoju informacijskih sistemov metodologijo coada in yourdona sem ze omenil ob njej se najvec uporablja object modelling tehnique omt ki jo je razvil rumbaugh pri objektno usmerjenem modeliranju postopkov postopke obravnavamo kot objekte postopke oz procese lahko z uporabo dekompozicije obravnavamo na razlicnih ravneh abstrakcije dekompozicija pa se loci od klasicnega strukturnega grafa po tem da pri postopkovnem objektu na visjem nivoju navedemo tudi kako so postopkovni objekti na nizjem nivoju medseboj povezani saj je to ena od komponent s katerimi je opredeljen postopek kot objekt ne locimo med postopki podpostopki in aktivnostmi vsakega od nastetih konceptov obravnavamo kot postopkovni objekt na razlicni ravni abstrakcije mnoge informacije o delovnih postopkih najdete na spletnih naslovih workflow management coalition waria workflow and reengineering international association workflow bpr tools vendors action technologies uvod v delovne postopke splosna navodila za modeliranje delovnih postopkov primer nacrtovanja delovnih tokov diagram podatkovnih tokov splosne informacije vkjuceni so v case orodja pro iv workbench powerbuilder diagram poteka abc flowcharter bis process manager flow pro process processmodel teamflow visio diagram prehajanj stanj splosne informacije role activity diagram eepc primer omt splosne informacije seznam orodij objectpartner